Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

1. Identifizierungsdaten: Name, Vorname, geführter Name, Matrikelnummer, Geschlecht, Titel, Anschrift, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, doppelte Staatsbürgerschaft (gegebenenfalls), Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsort. Wir können eine Kopie Ihrer Identitätsnachweise (Personalausweis oder Reisepass) zurückbehalten.
2. Elektronische Daten: private E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Studierenden, Daten seines E-Mail-Kontos (Verbindungskenndaten, IP-Adresse, Protokolldaten), Informationen über seine Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme.
3. Informationen über die Schulbildung: Zulassungsunterlagen, besuchte Schulen und Hochschulen, Prüfungsergebnisse, erworbene ECTS-Leistungspunkte, Studienprogramme, Semester, Fakultät, Studienniveau, Prüfungsunterlagen, Bescheinigungen und/oder Abschlusszeugnisse, Sprachkenntnisse, Unterlagen über Vorfälle, Feedback über das Studienangebot, die Dienstleistungen der Universität, die Erfahrungen der Studierenden und Informationen aus der Studierendenakte.
4. Berufserfahrung: Daten aus dem Lebenslauf, aus Vermittlungs- und Praktikumsunterlagen..
5. Gebühren und sonstige finanzielle Daten: Kreditkarte, Bankkontonummer, Unterlagen über finanzielle Unterstützungen (bezahlte Gebühren, Finanzhilfen, Stipendien und Fellowships). Bei Online-Zahlungen werden die Kreditkartendaten erhoben. Ausführlichere Informationen sind diesbezüglich unter Wordline S.A. – Privacy Notice abrufbar.
6. Bankdaten: IBAN, BIC, Name der Bank, Inhaber des Bankkontos. Ihre Bankdaten werden erhoben, wenn Sie Anspruch auf finanzielle Unterstützung haben (z.B. wenn Sie im Rahmen der Studierendenmobilität ein Stipendium beantragen).
7. Einwanderungsdaten aus Visa und Reisepässen
8. Informationen aus unserem Videoüberwachungssystem.Ausführlichere Informationen sind in dem auf unserer Website abrufbaren Merkblatt über die Videoüberwachung der Universität verfügbar.
9. Kontaktdaten eines Dritten für Notfälle (Name und Telefonnummer).
10. Fotos und/oder Videoaufnahmen: Bildmaterial, Werbematerial, Bilder aus Fotoapparaten.

Die meisten Daten werden von der Universität anlässlich Ihrer Bewerbung und Online-Anmeldung direkt bei Ihnen erhoben. Sie betreffende Daten können wir aber auch im Rahmen unserer engen Zusammenarbeit mit Dritten (u.a. Finanzierungs- und Fellowship-Partner, Lehranstalten und Prüfungsausschüsse) erhalten. Dritte können uns beispielsweise folgende Informationen übermitteln: Prüfungs- und Testergebnisse, Fellowship-Nachweise (z.B. Stipendien).

Zu vorstehenden Zwecken findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt

Wir verarbeiten folgende Kategorien sensibler Daten:

1. Gesundheitsdaten (Behinderungen): wenn Sie der Universität eine Behinderung mitteilen, damit angemessene Anpassungen, wie sie in Artikel 38 und 39 des Gesetzes vom 27. Juni 2018 definiert werden, vorgenommen werden können. In diesem Fall beruht die Verarbeitung der Daten auf Artikel 9, Absatz 2, Buchstabe a) DSGVO, weil Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen müssen, wenn Ihre Gesundheitsdaten zur Durchführung angemessener Anpassungen verarbeitet werden müssen.
2. Andere Gesundheitsdaten: wenn Sie beispielsweise im Rahmen Ihres Medizin- oder Krankenpflegestudiums in einem Krankenhaus oder in einer Arztpraxis ein Praktikum absolvieren müssen. In diesem Fall werden Sie betreffende sensible Daten erhoben, damit geprüft werden kann, ob Sie in der Lage sind, mit Personen umzugehen, die gesundheitlich versorgt werden müssen. Die Verarbeitung ist für die Gesundheitsversorgung und soziale Unterstützung im Rahmen der Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheitsbereich erforderlich.
3. Sonstige Daten: wenn Sie sich im Rahmen Ihres Studiums in einer Notlage befinden und/oder mit anderen Schwierigkeiten konfrontiert sind. In diesem Fall bietet die Universität kostenlos vertrauliche Beratung und Unterstützung in Bezug auf psychische Gesundheit und Lernhilfe bei Behinderungen (Rechtsgrundlage dafür ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Artikel 9, Absatz 2, Buchstabe a) DSGVO).

Die personenbezogenen Daten, die wir anlässlich Ihrer Bewerbung / Anmeldung oder überhaupt im Rahmen Ihrer Beziehungen zur Universität erheben, werden folgenden Empfängern übermittelt:

Interne Empfänger

1. Studierenden-Dienststelle (SEVE). SEVE ist die für alle mit Ihrer Zulassung, Einschreibung und akademischen Unterstützung im Zusammenhang stehenden Angelegenheiten (Änderungen im Verlauf Ihres Studiums, Zahlungen, Unterstützung der Studierenden, Dienstleistungen/Studienalltag) zuständige Hauptdienststelle;
2. Fakultät oder fachübergreifendes Zentrum, die bzw. das für Ihren Studiengang zuständig ist;
3. Verwalter des Studiengangs Ihrer Fakultät / Ihres fachübergreifenden Zentrums zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Studiengangs;
4. Vortragende und Professoren, die in die Vorlesungen eingebunden sind, zu denen Sie sich angemeldet haben (Name, Vorname);
5. Büro für internationale Beziehungen im Rahmen der Studierendenmobilität;
6. Büro für die Pflege der Beziehungen zu den Universitätsabsolventen und zum Absolventennetzwerk: für weitere Informationen wird auf die Datenschutzhinweise der Absolventen verwiesen;
7. Logistikabteilung der Universität, wenn Sie in einem Wohnheim der Universität wohnen;
8. Ausschuss für Streitverfahren, wenn Sie bei dieser Verwaltungsstelle Beschwerde eingelegt haben;
9. Büro für Statistik und institutionelle Forschung.

Externe Empfänger

1. Luxemburgische Behörden, z.B. Ministerium für Hochschulwesen und Forschung, Ministerium für Bildung, Kinder und Jugend und Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten;
2. b. to the National Health Fund (“Caisse Nationale de Santé” or “CNS”) in order to ensure your enrolment to the social security regime of Luxembourg if you are a non-EU student;
3. Ausländische Behörden soweit die Übermittlung zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen der Universität oder im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist;
4. Hochschuleinrichtungen und/oder Fachverbände in Luxemburg, in der Europäischen Union oder in anderen Ländern, die bei Studienprogrammen mit der Universität zusammenarbeiten, soweit die Übermittlung im jeweiligen Kooperationsvertrag vorgesehen und im Rahmen des Studienprogramms erforderlich ist;
5. Fonds National de la Recherche („FNR“), wenn Sie an einem vom FNR zur Förderung der Qualität der Promotion der Doktoranden finanzierten Projekt mitwirken;
6. Universitätsbibliothek („BUL“), luxemburgische Nationalbibliothek und Bibliotheken des Netzwerks Bibnet.lu, damit Sie Zugang zu den Ressourcen der BUL als Mitglied dieses Netzwerks haben;
7. Empfänger, die an der Studierendenmobilität mitwirken, wenn Sie sich zu einem solchen Programm anmelden. Für weitere Informationen wird auf die einschlägigen Merkblätter verwiesen;
8. Organisatoren von Aktivitäten (Name, Vorname, E-Mail, Status), wenn Sie sich zu einer von der Studierenden-Dienststelle angebotenen Aktivität anmelden. Die Anmeldung muss im Reservierungssystem „Affluences“ erfolgen;
9. Notdienststellen (z.B. Polizei, Feuerwehr, Rettung, usw.) in Notfällen;
10. IT- und Cloud-Serviceprovider (z.B. Microsoft), die im Rahmen eines mit der Universität abgeschlossenen Vertrags tätig werden;
11. Unternehmen und/oder Organisationen und/oder Institutionen (z.B. Ministerien), die Praktika und/oder Stipendien anbieten. Die Universität übermittelt ausschließlich Ihre Identifizierungsdaten, Ihre elektronischen Daten, die Informationen über Ihre Schulbildung, Ihre Einwanderungsdaten und Ihre für Notfälle mitgeteilten Kontaktdaten;
12. Studentenvereine, wenn Sie im Rahmen Ihres Studiums einem solchen Verein beitreten möchten;
13. QS Unisolution (MoveOn) zur Verwaltung der internationalen Mobilität: für weitere Informationen über diese Plattform wird auf die Quacquarelli Symonds (QS) Webseite verwiesen;
14. Streff Luxemburg – 138, route d’Arlon, 8008 Strassen, Luxemburg – zur Archivierung der in Papierform angelegten Akten der Studierenden. Streff Luxemburg wird als Auftragsverarbeiter tätig und hat mit der Universität einen Vertrag abgeschlossen, in dem auch die datenschutzrechtlichen Belange geregelt sind;
15. International SOS – Esplanade 1, 1020 Brüssel, Belgien – für Beratung und weltweite Assistance in medizinischen Notfällen. International SOS wird als Auftragsverarbeiter tätig, wenn Sie die Dienste dieses Unternehmens bei Auslandsreisen in Anspruch nehmen;
16. Cisco Systems Inc. – 9-11 New Square Park Bedfont Lakes, Feltham, Vereinigtes Königreich – für Online-Schulungen. Cisco Systems wird als Auftragsverarbeiter tätig. Die Universität hat mit Cisco eine Vereinbarung über die Bereitstellung einer Videokonferenzlösung abgeschlossen. Für weitere Informationen über die CISCO-Systeme wird auf die Datenschutzrichtlinie Cisco Webex Meetings Privacy Data Sheet verwiesen.

Die Universität bemüht sich, an Dritte nur die unbedingt notwendigen Daten zu übermitteln. Beispielsweise werden in bestimmten Fällen nur Ihre Matrikelnummer und Ihr Name mitgeteilt („Pseudonymisierung“).

Alle Serviceprovider, die in unserem Namen Daten verarbeiten, sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, um einen unseren Vorgaben entsprechenden Datenschutz sicherzustellen. Sie dürfen Ihre Daten nur zu den jeweils festgelegten Zwecken und nur nach den von uns erteilten Weisungen verarbeiten und sind nicht berechtigt, sie zu eigenen Zwecken zu verwenden.

Ihre personenbezogenen Daten werden vorwiegend innerhalb der Europäischen Union zu den in vorstehendem Abschnitt 2 aufgeführten Zwecken verarbeitet. Für Informationen über die Datenübermittlung im Rahmen der internationalen Mobilität wird auf das hierfür auszufüllende Formular verwiesen. Ihre Daten können an Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, z.B. wenn wir bei der Kommunikation mit Ihnen die Leistungen eines cloudbasierten, außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässigen Serviceproviders in Anspruch nehmen. Übermittelt die Universität Ihre personenbezogenen Daten an einen Dritten in einem Land, das kein angemessenes Datenschutzniveau bietet, wird mit diesem Dritten in der Regel ein Vertrag abgeschlossen, der die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln für internationale Datenübermittlungen enthält.

Beispielsweise hat die Universität für die Inanspruchnahme der von Microsoft und CISCO angebotenen Dienstleistungen geeignete Garantien vorgesehen und zusätzlich Vereinbarungen abgeschlossen. Weitere Informationen über die vereinbarten Maßnahmen können nach den unter „Wer sind wir?“ beschriebenen Modalitäten angefordert werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Universität nur so lange gespeichert, wie es nach vernünftigem Ermessen für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden. Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach Maßgabe des Datenspeicherungsverfahrens der Universität. Die von uns festgelegten Speicherfristen richten sich nach den Zwecken der Verarbeitung. Nach Ihrem Ausscheiden aus der Universität können bestimmte Bestandteile Ihrer personenbezogenen Daten zu Archivzwecken gespeichert werden (z.B. zur Bestätigung Ihres Stipendiums und Ihrer Studienzeit).

Gemäß DSGVO haben Sie insbesondere folgende Rechte: Informationsrecht, Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Recht auf Datenübertragbarkeit, Widerspruchsrecht und Beschwerderecht.

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht auf Erhalt einer Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten und auf Überprüfung der Rechtmäßigkeit ihrer Verarbeitung.
• Informationsrecht: Sie haben das Recht, zu erfahren, wie Ihre personenbezogenen Daten erhoben und verwendet werden.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in einer angemessenen Frist löschen. Dieses Recht besteht nur, wenn z.B. keine berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, wenn Sie die von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen oder wenn Sie gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen (siehe Widerspruchsrecht). Es ist jedoch möglich ist, dass wir Ihrem Löschungswunsch aus rechtlichen Gründen, die Ihnen gegebenenfalls nach Erhalt Ihres Antrags mitgeteilt werden, nicht nachkommen können.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (z.B. wenn wir die Richtigkeit der Daten oder den Grund ihrer Verarbeitung nachweisen sollen).
• Widerspruchsrecht: gemäß Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e) oder f) DSGVO haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und ihre Übermittlung an eine andere Partei zu verlangen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: eine zur Datenverarbeitung erteilte Einwilligung können Sie bei der zuständigen Dienststelle jederzeit widerrufen.

Ausführlichere Informationen sind auf der Website der Universität in dem der Ausübung dieser Rechte gewidmeten Abschnitt abrufbar

Konkret bedeutet dies, dass Sie Ihre Rechte ausüben können, indem Sie ein Ticket im Guichet Étudiant erstellen: Rechte betroffener Personen – Studierendenportal 

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen per E-Mail an das Büro für Datenschutz: dpo@uni. 

Die Anträge werden von der Universität unverzüglich, soweit möglich innerhalb eines (1) Monats nach Eingang bearbeitet. In diesem Zeitraum werden Sie zumindest über den Sachstand informiert. Dies Frist kann um weitere zwei (2) Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Damit wir die von Ihnen mitgeteilten Probleme besser lösen können, kann Ihre Kommunikation mit uns gespeichert werden.

Wenn die Lösung für Sie nicht zufriedenstellend ist, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes Beschwerde einzulegen.

Die zuständige luxemburgische Aufsichtsbehörde ist die nationale Datenschutzkommission (CNPD).