Die Universität Luxemburg stellt die Webex-Plattform zur Verfügung, um die Durchführung und Aufzeichnung von virtuellen Veranstaltungen oder Sitzungen und Veranstaltungen oder Sitzungen mit virtueller Teilnahme („Virtuelle Veranstaltungen“) zu ermöglichen, die von der Universität Luxemburg innerhalb der Universität und zwischen der Universität und anderen Beteiligten organisiert werden.

Dieser Informationshinweis beschreibt, wie die Universität personenbezogene Daten verarbeitet, wenn virtuelle Veranstaltungen über Webex aufgezeichnet werden.

Webex ist eine Cloud-basierte Anwendung, die die Universität ihren Nutzern zur Verfügung stellt, um mehr Flexibilität zu bieten und die Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Universität als auch zwischen der Universität und externen Parteien zu verbessern. Eine der wichtigsten Funktionen von Webex ist die Aufzeichnung virtueller Veranstaltungen, die im Namen der Universität auf Webex abgehalten werden. Die Universität bleibt für die Aufzeichnungen der virtuellen Veranstaltung verantwortlich und der Organisator der Veranstaltung gewährt Mitarbeiter:innen der Universität und externen Parteien in Übereinstimmung mit den internen Richtlinien der Universität für die folgenden spezifischen Zwecke Zugang zu diesen Aufzeichnungen:

• Aufzeichnung des Treffens und eine mögliche Abschrift der Beiträge von Veranstaltern und Teilnehmern zu dem Treffen, sofern vereinbart;
• Zur Aufzeichnung von Online-Webinaren oder anderen Sitzungen, die zu Schulungszwecken im Rahmen von Lern- und Entwicklungsaktivitäten abgehalten werden; und/oder
• Zur Unterstützung der Erreichbarkeit der Teilnehmer, wenn dies vereinbart wurde, z.B. wenn Teilnehmer nicht an einer Sitzung teilnehmen können, im Urlaub sind oder Verbindungsprobleme während virtueller Veranstaltungen haben.

In bestimmten Fälle sind Aufzeichnungen nicht akzeptabel. Dies ist der Fall, wenn es um Angelegenheiten geht, die personelle Informationen betreffen, die einen besonderen Schutz zur Wahrung der Privatsphäre erfordern.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann eine der folgenden sein:

• Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich, bei dem die Universität eine Partei ist; und/oder
• Die Verarbeitung erfolgt im berechtigten Interesse der Universität, um die effektive Durchführung von virtuellen Veranstaltungen zu gewährleisten.

Es ist daher nicht erforderlich, die Zustimmung der Teilnehmer der virtuellen Veranstaltung zur Aufzeichnung der Veranstaltung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuholen.

Die Organisatoren von Veranstaltungen sind im Allgemeinen für die Entscheidung über folgende Punkte verantwortlich:

• die Notwendigkeit, eine virtuelle Veranstaltung abzuhalten, das Thema, die Tagesordnung und die Liste der Teilnehmer;
• ob eine virtuelle Veranstaltung aufgezeichnet werden muss;
• die Bestimmung des Zwecks der Aufzeichnung einer virtuellen Veranstaltung;
• Anwendung und Überwachung der internen Aufbewahrungsregeln der Universität in Bezug auf Aufnahmen, die als offizielle Aufzeichnungen erfasst werden;
• die weitere Identifizierung, Klassifizierung und Kennzeichnung von personenbezogenen Daten, die während dieser Aufzeichnung verarbeitet werden, zur Verwaltung und Aufbewahrung dieser Daten und zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften.

Die Aufgabe, die Veranstaltung vorzubereiten, kann von anderen Universitätsmitarbeiter:innen in ihrer spezifischen administrativen Funktion im Auftrag des Veranstalters übernommen werden.

Wenn Sie Fragen oder Wünsche in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, die während einer virtuellen Veranstaltung erfasst wurden, wenden Sie sich bitte an den Veranstalter der Veranstaltung.

Weitere Informationen zu den Daten, die Webex von Ihnen sammelt, und zur Verwendung dieser Daten finden Sie im Webex-Datenblatt zum Datenschutz.

• Webex-Datenblatt zum
  Datenschutz

Bei Aufzeichnungen mit Webex können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Informationen über den Teilnehmer: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Profilbild, Zugehörigkeit, Organisationseinheit der Universität, E-Mail-Adresse;
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen;
• Wenn aufgezeichnet: Stimme und Video des Teilnehmers, Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Audio-Aufnahmedateien, Textdatei des Meeting-Chats, Audiotranskription;
• Bei der Einwahl per Telefon: Informationen über die eingehende und ausgehende Telefonnummer, Start- und Endzeit.

Die Teilnehmer der virtuellen Veranstaltung werden im Voraus transparent darüber informiert, dass der Inhalt der virtuellen Veranstaltung aufgezeichnet wird, vorzugsweise wenn sie die Einladung erhalten, die im Informationsblatt der Veranstaltung oder in einer E-Mail mit einem Registrierungslink enthalten ist. Zusätzlich und insbesondere in Fällen, in denen eine Vorankündigung nicht möglich ist, werden die Veranstaltungsteilnehmer zu Beginn der Veranstaltung mündlich über die geplante Aufzeichnung informiert.

Die Universität wird die Aufzeichnung der virtuellen Veranstaltung für den vom Veranstalter angegebenen Zeitraum aufbewahren. Solche Aufzeichnungen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Erfüllung des/der angegebenen Zwecks/Zwecke erforderlich ist.

Wenn die virtuelle Veranstaltung zum Zweck der Erstellung einer genauen Aufzeichnung aufgezeichnet wird, kann die Aufzeichnung als offizielles Dokument der Universität aufbewahrt werden. In diesem Fall wird sie im Einklang mit den Aufbewahrungsfristen der Universität für interne Unterlagen aufbewahrt.

Wir ergreifen geeignete organisatorische, administrative, physische und technische Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten vor unbefugtem oder versehentlichem Zugriff, Beschädigung, Verlust, Offenlegung oder anderen Risiken bei der Datenverarbeitung zu schützen.

Die Aufzeichnung wird in Übereinstimmung mit dem Datenschutz, der Informationssicherheit und den Personalrichtlinien klassifiziert und verarbeitet. Bevor die Datei der Aufzeichnung gespeichert wird, stellt der Veranstalter sicher, dass der Zugang zu den Informationen entsprechend ihrer Klassifizierung geschützt ist.

Die Aufzeichnungen der virtuellen Veranstaltung werden nur an die Teilnehmer der virtuellen Veranstaltung und an autorisiertes Universitätspersonal weitergegeben, das vom Organisator der Veranstaltung entsprechend der Klassifizierung der Aufzeichnung angegeben wird.

Teilnehmer an virtuellen Veranstaltungen der Universität können über die Registerkarte Details des Meetings/der Veranstaltung auf die Aufzeichnungen von virtuellen Veranstaltungen auf Webex zugreifen. Externe Teilnehmer der virtuellen Veranstaltung können die Aufzeichnungen der virtuellen Veranstaltung ansehen, sobald der Veranstalter den Zugang über einen Speicherplatz ermöglicht, der für die externe Freigabe in Übereinstimmung mit den Standard-Sicherheitsrichtlinien der Universität eingerichtet wurde.

Die Aufzeichnungen von virtuellen Veranstaltungen über Webex werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, die Universität ist davon überzeugt, dass der Dritte einen angemessenen Schutz für die im Zusammenhang mit der Aufzeichnung verarbeiteten personenbezogenen Daten bietet.

Die Teilnehmer an virtuellen Veranstaltungen können jederzeit Zugang zu den Aufzeichnungen der virtuellen Veranstaltungen verlangen, einschließlich Informationen darüber, wie sie Zugang zu ihren personenbezogenen Daten erhalten und die Überprüfung, Berichtigung und/oder Löschung ihrer Daten verlangen können, sofern dies den festgelegten Zweck, für den die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, nicht behindert. Für solche Anfragen wenden Sie sich bitte an den Organisator der Veranstaltung.