Datenschutzhinweis für das Veranstaltungsmanagement
Einfürung
Im Einklang mit den Transparenzanforderungen gemäß Artikel 12, 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (im Folgenden „DSGVO“) erläutert dieser Datenschutzhinweis (im Folgenden „der Hinweis“), wie die Universität Luxemburg (im Folgenden „wir“, „uns“) die Datenverarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf eingeladene Referenten und Teilnehmer (im Folgenden „Sie“) an von uns organisierten Veranstaltungen erhebt, verarbeitet und schützt. Bei den Teilnehmern kann es sich um unser Personal und unsere Studenten, V.I.P.s sowie um die allgemeine Öffentlichkeit handeln.
Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen, die von uns über Webex organisiert werden und bei denen eine Aufzeichnung der Veranstaltung erfolgt, finden Sie in den folgenden Datenschutzhinweisen: Aufzeichnung von virtuellen Veranstaltungen – Universität Luxemburg I Uni.lu.
Wer sind wir?
Die Universität Luxemburg ist eine öffentliche Hochschul- und Forschungseinrichtung, die unter der Aufsicht des Ministeriums für Hochschulwesen arbeitet.
Die Universität Luxemburg hat ihre offizielle Adresse unter:
Maison du Savoir
2, place de l’Université
L- 4365 Esch-Belval
Telefonnummer: Tel.: (+352) 46 66 44 1
Internet-Adresse: https://www.uni.lu/de/
Die Universität hat einen behördlichen Datenschutzbeauftragten ernannt, der während der Geschäftszeiten erreichbar ist.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir sammeln und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von uns organisierten Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen, zu organisieren, zu verwalten und zu bewerben. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen. Insbesondere werden wir, je nach unserer Beziehung zu Ihnen, die folgenden personenbezogenen Daten für die unten beschriebenen Zwecke und auf der unten beschriebenen Rechtsgrundlage verarbeiten:
- a. wenn Sie als Redner zu unseren Veranstaltungen eingeladen sind
- b. wenn Sie Teilnehmer unserer Veranstaltungen sind
a. wenn Sie als Redner zu unseren Veranstaltungen eingeladen sind
-
Zweck
(u. a. Anmeldung zu unseren Veranstaltungen als Redner, ggf. Erstellung eines Rednerausweises, Vermittlung und Erleichterung von Veranstaltungsort und Zugang, Mitteilung von Aktualisierungen und möglichen Änderungen in Bezug auf unsere Veranstaltungen).
-
Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikations- und Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail- und Postadresse, Telefonnummer).
Berufliche Daten (Organisation, Position/Titel).
Daten im Zusammenhang mit Ernährungs- und/oder Mobilitätseinschränkungen (Behinderungen, Konsum bestimmter Diätprodukte und andere damit zusammenhängende Informationen, die Sie gegebenenfalls angeben). -
Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse (wenn keine Vereinbarung besteht).
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, die Organisation der Veranstaltung sowie Ihren Veranstaltungsort und Ihre Teilnahme als eingeladener Redner zu gewährleisten.
Erfüllung eines Vertrags (wenn eine Vereinbarung besteht).
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags mit dem eingeladenen Redner erforderlich (Art. 6, Abs. 1 (b), GDPR).Für die besondere Kategorie der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Ausdrückliche Zustimmung
Diät- und Mobilitätseinschränkungen können eine besondere Kategorie von Daten über Sie offenbaren. Wir erheben und verarbeiten diese Daten nur, wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilen (Art. 9, Abs. 2 (a), GDPR).
-
Zweck
(einschließlich der Berichterstattung über unsere Veranstaltungen durch Fotos/Videos, Verbreitung von Fotos/Videos, die hauptsächlich über Pressemitteilungen und Veröffentlichungen auf unserer Website und in sozialen Medien aufgenommen wurden, Veröffentlichung von Informationen über den akademischen/beruflichen Hintergrund der eingeladenen Redner und ihre Teilnahme an unseren Veranstaltungen).
-
Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikationsdaten (Vor- und Nachname).
Akademischer und beruflicher Hintergrund (Studium, Fachwissen, Organisation, Position/Titel).
Fotos und Videos (Bild- und Werbematerial, Bilder, die während unserer Veranstaltungen aufgenommen wurden). -
Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6, Abs. 1 f. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, die Öffentlichkeit über unsere Veranstaltungen zu informieren und für sie zu werben, um als öffentliche Einrichtung Transparenz zu gewährleisten und das Interesse der Hochschul- und Forschungsgemeinschaft zu wecken, sowie die Identität der zu unseren Veranstaltungen eingeladenen Referenten mitzuteilen.
Einverständnis
Für die Aufnahme und Verbreitung Ihres Bildes in Fotos und Videos wird Ihre Einwilligung eingeholt (Art. 6, Abs. 1 (a) 1 (a), GDPR).
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Zweck
(einschließlich der Erstattung der Kosten, die den eingeladenen Rednern für Reise, Unterkunft und Verpflegung entstehen).
-
Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Adresse).
Bankverbindungsdaten (IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber).
Daten zu den im Rahmen unserer Veranstaltung getätigten Ausgaben (Betrag, Art und Datum der Ausgaben, Quittungen und Zahlungsnachweise). -
Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Erfüllung eines Vertrags (wenn eine Vereinbarung besteht)
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags mit dem eingeladenen Redner erforderlich, der geschlossen wurde, nachdem der eingeladene Redner unsere Einladung zur Teilnahme an unserer Veranstaltung gemäß den vorgeschlagenen Bedingungen angenommen hat (Art. 6, Abs. 1 (b), GDPR. 1 (b), GDPR.
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Zweck
(einschließlich der Zusendung von Informationen und/oder Einladungen für unsere zukünftigen Veranstaltungen, die für Sie von Interesse sein könnten).
-
Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, E-Mail).
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Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, über künftige von uns organisierte Veranstaltungen zu informieren und dafür zu werben.
b. wenn Sie Teilnehmer unserer Veranstaltungen sind
-
Zweck
(u. a. Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, ggf. Erstellung eines Ausweises, Organisation und Erleichterung des Zugangs zum Veranstaltungsort, Mitteilung von Aktualisierungen und möglichen Änderungen in Bezug auf unsere Veranstaltungen).
-
Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikations- und Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail).
Berufliche Daten (Organisation, Position/Titel).
Daten im Zusammenhang mit Ernährungs- und/oder Mobilitätseinschränkungen (Behinderung, Konsum bestimmter Diätprodukte und andere damit zusammenhängende Informationen, die Sie gegebenenfalls angeben). -
Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, die Organisation unserer Veranstaltungen sowie die Unterbringung der Teilnehmer zu gewährleisten.
Für die besondere Kategorie der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Ausdrückliche Zustimmung
Diät- und Mobilitätseinschränkungen können eine besondere Kategorie von Daten über Sie offenbaren. Wir erheben und verarbeiten diese Daten nur, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilen (Art. 9, Abs. 2 (a), GDPR).
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Zweck
(einschließlich der Berichterstattung über unsere Veranstaltungen durch Fotos/Videos, Verbreitung von Fotos/Videos, die hauptsächlich über Pressemitteilungen und Veröffentlichungen auf unserer Website und in sozialen Medien aufgenommen wurden).
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Kategorien von personenbezogenen Daten
Fotos und/oder Videos (Bild- und Werbematerial, während unserer Veranstaltungen aufgenommene oder aufgezeichnete Bilder)
-
Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Abhängig von den Umständen, unter denen Fotos/Videos gemacht werden, ist die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungstätigkeit das von uns verfolgte berechtigte Interesse (Art. 6, Abs. 1 f. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, die Öffentlichkeit über unsere Veranstaltungen zu informieren und für sie zu werben, um als öffentliche Einrichtung Transparenz zu gewährleisten und das Interesse der Hochschul- und Forschungsgemeinschaft zu wecken.
Einwilligung
In anderen Fällen wird für die Aufnahme und Veröffentlichung von Fotos/Videos eine Einwilligung eingeholt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. 1 (a), GDPR).
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Zweck
(Versendung von Zufriedenheitsumfragen zu unseren Veranstaltungen an die Teilnehmer).
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Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, E-Mail)
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Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6, Abs. 1 f. 1 (f), GDPR), die darin bestehen, Feedback von den Teilnehmern unserer Veranstaltungen zu erhalten, um deren Qualität zu verbessern.
-
Zweck
(einschließlich der Zusendung von Informationen und/oder Einladungen für unsere zukünftigen Veranstaltungen, die für Sie von Interesse sein könnten).
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Kategorien von personenbezogenen Daten
Persönliche Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, E-Mail)
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Rechtsgrundlage
Für alle verarbeiteten personenbezogenen Daten
Legitimes Interesse
Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6, Absatz 1, Punkt f) der DSGVO), die darin bestehen, über künftige Veranstaltungen, die wir organisieren, zu informieren und sie zu bewerben.
FAQ
Ihre persönlichen Daten, die im Rahmen Ihrer Anmeldung und Teilnahme an unseren Veranstaltungen erhoben werden, werden an die folgenden Empfänger weitergegeben:
- Mitarbeiter der Universität Luxemburg, die mit der Organisation der Veranstaltung betraut sind, vor allem im Arbeitsbereich der Kommunikation, Gesundheit, Sicherheit und Schutz;
- Unsere Finanz- und Buchhaltungsabteilung, damit wir Ihre Ausgaben als eingeladener Redner bei unseren Veranstaltungen erstatten können. In diesem Fall werden nur Ihr Name, Ihre Bankverbindung und die entstandenen Kosten von unserer Finanz- und Buchhaltungsabteilung verarbeitet. Diese Daten werden an unsere Bank weitergeleitet, damit die Zahlung erfolgen kann.
- Unsere wesentlichen IT-Dienstleister, einschließlich Cloud-Anbieter (z. B. Microsoft), in Übereinstimmung mit dem Vertrag, den wir mit unseren Anbietern geschlossen haben;
- Online-Plattformen, die für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen genutzt werden (z. B. Eventbrite, Weezevent, Qualtrics, usw.);
- Notfalldienste (z. B. Polizei, Feuerwehr, Krankenhaus usw.) im Falle eines Notfalls während unserer Veranstaltungen;
- Drittdienstleister, an die wir bestimmte Unterstützungsleistungen für unsere Veranstaltungen auslagern (z. B. Übersetzung/Fotokopieren/Drucken von Werbematerial, Hosting und Catering, Filmen der Veranstaltung);
- bestimmte regulierte Fachleute wie Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer, nur auf Anfrage und in dem gesetzlich vorgeschriebenen und zulässigen Umfang.
Bitte beachten Sie, dass wir Fotos und/oder Videos, die während unserer Veranstaltungen aufgenommen werden, auf verschiedenen Verbreitungskanälen veröffentlichen, z. B. auf unserer Website und in den sozialen Medien, in Pressemitteilungen, Zeitungen und Zeitschriften usw.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, stellen wir sicher, dass wir nur das erforderliche Minimum weitergeben. Alle Drittdienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind verpflichtet, alle angemessenen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu schützen. Sie dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen und nicht für ihre eigenen Zwecke verwenden.
Ihre personenbezogenen Daten werden hauptsächlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Nur wenn wir im Rahmen unserer Veranstaltungen einen Dienstleister außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Anspruch nehmen (z. B. Plattform für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, Cloud-Anbieter), werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR übermittelt. Eine solche Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur in Übereinstimmung mit den Anforderungen der GDPR unter Verwendung der folgenden Mechanismen:
- Übermittlung in ein Drittland, das gemäß einer Entscheidung der Europäischen Kommission einen angemessenen Schutz bietet; oder
- Unterzeichnung von Standardvertragsklauseln für in Drittländern ansässige Datenverarbeiter.
Die Aufbewahrungsfrist der von Ihnen im Rahmen unserer Veranstaltungen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten hängt von der Art der Veranstaltung ab. Insbesondere:
- Personenbezogene Daten, die im Rahmen interner Veranstaltungen erhoben werden, werden für die Dauer von 1 Jahr nach Abschluss der Veranstaltung aufbewahrt;
- Personenbezogene Daten, die im Rahmen von externen Veranstaltungen erhoben werden, werden für eine Dauer von 2 Jahren nach Abschluss der Veranstaltung aufbewahrt.
Bei außergewöhnlichen Veranstaltungen (z. B. Einweihungsbilder, Jubiläumsfeier usw.) werden wir die Bilder zu Archivierungszwecken länger aufbewahren.
Bitte beachten Sie, dass die Daten zu Ihren Ausgaben, wenn Sie als Redner zu unseren Veranstaltungen eingeladen sind, 10 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, in dem sie angefallen sind, aufbewahrt werden, um die Einhaltung der Buchführungspflichten, denen wir unterliegen, zu gewährleisten.
Nach der DSGVO haben Sie insbesondere folgende Rechte: Recht auf Information, Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Widerspruch, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf Beschwerde.
Die Universität stellt weitere Informationen auf ihrer Website zur Verfügung: Ihre Rechte.
In der Praxis können Sie Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an unseren DSB wenden und eine Anfrage per Post an folgende Adresse senden:
By sending a request by post to:
Université du Luxembourg
À l’attention de: DPO – Ausübung der Rechte der betroffenen Person
Maison du Savoir
2, place de l’Université
L-4365 ESCH BELVAL
Oder
Indem Sie einen Antrag per E-Mail an den DSB richten: dpo@uni.lu
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
In Luxemburg ist die zuständige Behörde die Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).
Kontakt der CNPD:
Commission Nationale pour la Protection des Données
1, boulevard du Jazz
Service des réclamations
L-4370 Belvaux
Tel.: (+352) 26 10 60 -1
Oder über das elektronische Formular (zugänglich über die Website der CNPD):
Sicherheit ihrer persönlichen Daten
Die Universität Luxemburg schützt Ihre personenbezogenen Daten durch den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen und ergreift alle vernünftigerweise erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher behandelt werden, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Daten, deren Änderung oder deren Verlust zu verhindern.
Anwendbares Recht – Gerichtsstand
Diese Mitteilung unterliegt dem luxemburgischen Recht und ist entsprechend auszulegen.
Für alle Streitigkeiten in Bezug auf das Bestehen, die Auslegung oder die Durchführung dieser Mitteilung, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die Gerichte von Luxemburg-Stadt zuständig, unbeschadet der Rechte der betroffenen Personen, das Gericht ihres Wohnsitzes anzurufen, sowie ihres Rechts, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.
Letzte Aktualisierung dieses Datenschutzhinweises: am 25. September 2023.