Phase 1

Widerspruchsverfahren beim für die Entscheidung Verantwortlichen (recours gracieux) 

Ein außerordentliches Widerspruchsverfahren ist eine interne administrative Beschwerde bei der Person oder Stelle, die für die jeweilige Entscheidung verantwortlich war.

Studierende oder Studienbewerber, die einen außerordentlichen Widerspruch einlegen wollen, müssen dies innerhalb der in der Entscheidung angegebenen Frist tun:

• Außerordentliche Widersprüche gegen Zulassungsentscheidungen müssen innerhalb von sieben (7) Tagen nach Veröffentlichung der Entscheidung im Online-Zulassungsportal eingereicht werden (Beispiel: Mitteilung erfolgt an einem Dienstag, die Frist läuft am Dienstag der folgenden Woche um 24.00 Uhr ab).
• Außerordentliche Widersprüche gegen Ergebnisse von Beurteilungen müssen innerhalb eines (1) Monats nach Bekanntgabe des Ergebnisses eingereicht werden (1 Monat = der Tag nach dem Datum der Bekanntgabe im Folgemonat, z. B. Bekanntgabe am 3. Februar, Frist = 4. März um 24.00 Uhr).
• Für alle anderen Entscheidungen beträgt die Frist vierzehn (14) Tage nach Erhalt der Entscheidung, sofern in der Mitteilung zur Entscheidung nichts anderes angegeben ist.

Wird der außerordentliche Widerspruch zugelassen (d. h. der Empfänger prüft die Beschwerde), verlängert sich die Frist für die Einreichung eines offiziellen Widerspruchs bei der Schlichtungskommission der Universität (siehe Phase 2). Wird der außerordentliche Widerspruch aus verfahrensrechtlichen Gründen zurückgewiesen, gibt es keine solche Fristverlängerung.

Ein außerordentlicher Widerspruch ist per Einschreiben in einer der drei offiziellen Sprachen der Universität (Französisch, Deutsch oder Englisch) an die Stelle zu richten, die die Entscheidung getroffen hat (in der Regel an den Absender des Schreibens, in dem die Entscheidung mitgeteilt wird).

Wenn ein Widerspruch über die Online-Plattform des Studierendenportals („Guichet Etudiant“) der Universität eingereicht werden kann, müssen Studierende und Studienbewerber von dieser Möglichkeit Gebrauch machen. Dies gilt beispielsweise für außerordentliche Widersprüche gegen Zulassungsentscheidungen.

Der Widerspruch muss folgende Informationen enthalten:

• vollständiger Name des Antragstellers,
• Matrikelnummer (10-stellige Nummer auf dem Studierendenausweis oder Antragsformular),
• den betreffenden Studiengang,
• genaue Angaben zu der Entscheidung, gegen die Widerspruch eingelegt wird,
• eine ausführliche Begründung, aus der hervorgeht, weshalb eine Überprüfung der Entscheidung beantragt wird, wie in den FAQ beschrieben. Wenn sich die Begründung auf akademische Regeln und Verordnungen beruft, müssen diese unter Angabe der korrekten Quelle und Referenz klar benannt werden.

Die Person oder Stelle, bei der der Widerspruch eingegangen ist, bestätigt den Eingang und teilt dem Antragsteller mit, ob sie den Widerspruch aus verfahrensrechtlichen Gründen zurückweist (Widerspruch nicht zugelassen).

Die Entscheidung über die Annahme oder Ablehnung eines zugelassenen Widerspruchs wird innerhalb von vier (4) Wochen nach Eingang des Widerspruchs getroffen, sofern nichts anderes mitgeteilt wird. Erhält der Antragsteller innerhalb dieser Frist keine Antwort, muss der Widerspruch als abgelehnt betrachtet werden. In diesem Fall haben Studierende oder Studienbewerber einen Monat Zeit, um vor der Schlichtungskommission Widerspruch einzulegen, wenn sie dies wünschen (siehe Phase 2).

Gründe für eine Ablehnung können sein:

• Verspätete Einreichung des Widerspruchs,
• Mangel an relevanten Gründen,
• unzulässige Grundlage für einen Widerspruch,
• Mangel an Beweisen,
• Beweise, die nicht als Nachweis der geltend gemachten Umstände geeignet sind.