Die Universität nimmt Whistleblowing-Fälle sehr ernst, weshalb ausschließlich Fälle gemeldet werden sollten, die als ernsthafter Verstoß erachtet werden.

Whistleblowing-Meldungen werden von der Universität wie eine formelle Beschwerde behandelt.

Themen, die nicht in diesen Anwendungsbereich fallen, sollten über andere Kanäle der Universität gemeldet werden. Die Whistleblowing-Richtlinie der Universität enthält eine Liste der vorgeschlagenen alternativen Ressourcen.

Vorsätzlich falsche Meldungen können Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen.

Wenn Sie sich unsicher darüber sind, wo Sie ein ernstzunehmendes Anliegen hinsichtlich eines Verstoßes gegen nationales oder direkt anwendbares europäisches Recht durch die Universität melden sollen, übermitteln Sie Ihre Meldung über die Whistleblowing-Plattform der Universität. Dort wird sie geprüft und ggf. an einen anderen Kanal der Universität weitergeleitet.

Eine Meldung kann von Personen vorgenommen werden, die in einem beruflichen Kontext Informationen über einen Verstoß gegen nationales oder direkt anwendbares europäisches Recht durch die Universität erhalten. Hierzu gehören:

• Universitätsmitarbeiter, einschließlich Beamte
• Mitglieder des Aufsichtsrats
• Studierende der Universität
• Ehrenamtliche Mitarbeiter und bezahlte oder unbezahlte Praktikanten
• Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und Lieferanten

Eine Meldung kann auch dann erfolgen, wenn die berufliche Beziehung zur Universität bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat, zum Beispiel während des Einstellungsverfahrens.

Sie können eine Whistleblowing-Meldung über Hinweisgebersystem einreichen. Dieser Link führt Sie zu einer vertraulichen und sicheren Online-Plattform, die vom Unternehmen EQS zur Verfügung gestellt wird. Dort finden Sie auch weitere Informationen zur Nutzung der Plattform. Die Meldungen können in einer Universitätssprache (Englisch, Französisch, Deutsch, Luxemburgisch) Ihrer Wahl eingereicht werden.

Eine Meldung sollte so viele Details und Tatsacheninformationen wie möglich enthalten, damit der Fall weiter untersucht werden kann.

Die Entgegennahme und Erstbewertung von Berichten über den vertraulichen Online-Kanal erfolgt durch KPMG, die ausgewählt wurde, um die Universität bei der Verwaltung der Plattform zu unterstützen. Sie können im Rahmen der Erstbewertung weitere Informationen anfordern.

Wenn der Bericht als relevant bewertet wird, wird er an den Rektor weitergeleitet, der über eine geeignete Weiterverfolgung mit einer vom Rektor ausgewählten Prüfgruppe entscheidet. Die Prüfgruppe informiert den Aufsichtsratsvorsitzenden. Betrifft die Meldung den Rektor, wird sie an den Aufsichtsrat weitergeleitet, der über eine geeignete Weiterverfolgung entscheidet. Wenn im Folgenden in dieser Richtlinie auf den Rektor Bezug genommen wird, so ist bei Meldungen, die den Rektor betreffen, der Aufsichtsrat gemeint.

Für Folgemaßnahmen, einschließlich Untersuchungen, können je nach Art des Falles andere Dienststellen der Universität und externe Unterstützung hinzugezogen werden.

Anonyme Meldungen sind nicht zulässig, da sie eine Untersuchung behindern können und im Falle von Vergeltungsmaßnahmen keinen Schutz gewährleisten.

Meldungen sollten dabei direkt von den Personen übermittelt werden, die eine illegale Handlung oder Unterlassung melden möchten, und nicht von einem Mittelsmann.

Für Meldungen, die über die sichere Online-Plattform eingehen, wird innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung übermittelt. Unter Umständen werden vom Meldenden weitere Informationen angefordert, bevor fortgefahren wird.

Innerhalb von drei Monaten nach der ersten Eingangsbestätigung erhält der Meldende eine Rückmeldung zur Bewertung der Meldung und zu den gegebenenfalls ergriffenen Folgemaßnahmen.

Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die im Rahmen dieser Richtlinie Anliegen vorbringen, sind verboten. Eine nicht umfassende Liste der verbotenen Vergeltungsmaßnahmen ist die Richtlinie beigefügt. Gegebenenfalls können andere Schutzmaßnahmen wie eine vorübergehende Anpassung der Arbeitsbedingungen angewandt werden.

Alle Meldungen, einschließlich der Identität der Meldenden und der Gegenstände der Meldung, werden vertraulich behandelt.

Diese Schutzmaßnahmen gelten auch für:

• Vermittler – Personen, die Meldende in einem beruflichen Kontext während des Meldeprozesses unterstützen;
• Dritte, die mit dem Meldenden in Verbindung stehen (z. B. Kollegen) und die in einem beruflichen Kontext von Vergeltungsmaßnahmen bedroht sein könnten;
• Rechtsträger, die sich im Eigentum des Meldenden befinden, mit denen ein Arbeitsverhältnis besteht oder mit denen er in beruflicher Verbindung steht.

Personen, die absichtlich eine Falschmeldung übermitteln, fallen nicht unter den Schutz dieser Richtlinie. In einem solchen Fall wird die Universität angemessene Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Informationen über die Personen, auf die sich die Meldung bezieht, werden vertraulich behandelt und nicht an Personen weitergegeben, die nicht an der Untersuchung der Angelegenheit beteiligt sind.

Wenn die Personen, auf die sich die Meldung bezieht, Gegenstand einer Untersuchung sind, erhalten sie in einem angemessenen Stadium der Untersuchung die Möglichkeit, zu den Anschuldigungen Stellung zu nehmen, bevor eine Schlussfolgerung gezogen wird.