Processus de reconnaissance

• Première partie : informations générales
  1. Indiquez le nom officiel de votre organisation et son acronyme.
  2. Décrivez en quelques points succincts les principaux objectifs et missions de votre association.
     Conseil pour les nouvelles associations : essayez de vous différencier des organisations existantes en choisissant des objectifs différents.
  3. Incluez le nombre actuel de membres de votre organisation.
  4. Expliquez en une phrase les critères que vous appliquerez pour accepter de nouveaux membres dans votre organisation.
  5. Indiquez la date de création de votre organisation. Si vous créez une nouvelle organisation, vous pouvez indiquer la date à laquelle vous avez rempli le formulaire de demande de reconnaissance.
  6. Renseignez les coordonnées de l’organisation (par exemple : adresse e-mail, numéro de téléphone).
  7. Si votre organisation possède son propre site web, une ou plusieurs pages de réseaux sociaux ou autres, veuillez fournir ces liens.
  8. Enfin, renseignez votre numéro RCSL (si votre organisation est une ASBL).

• Deuxième partie : coordonnées du conseil d’administration
  1. Renseignez toutes les informations concernant le conseil d’administration (président, vice-président, secrétaire, trésorier et autres).

• Troisième partie : activités et besoins pour le semestre
  1. Décrivez vos événements du semestre précédent (pour les organisations existantes) et les événements prévus/réalisés pour le semestre en cours.
  2. Fournissez également des détails sur vos besoins afin que le Bureau de la vie étudiante puisse tenter d’y répondre.

• Quatrième partie : pièces jointes
  1. Si vous êtes une ASBL : les statuts de votre ASBL (uniquement si vous êtes une nouvelle association ou si vous avez mis à jour vos statuts depuis votre dernière demande).

Uniquement pour les associations étudiantes

Sans demande de financement

• Cinquième partie (a) : accord de reconnaissance (sans financement)
  1. Remplissez tous les champs ; les informations identiques seront reprises automatiquement dans l’ensemble du document.
  2. Le président de l’association doit dater et signer le document en apposant sa signature, son nom complet et sa fonction sur la dernière page. Toutes les autres pages doivent uniquement contenir la signature du président dans le coin inférieur droit.
  3. L’accord doit être remis au Bureau de la vie étudiante en deux exemplaires (duplicata).

Avec demande de financement

• Cinquième partie (b) : accord de reconnaissance et de financement (avec demande de financement)

  Si votre ASBL nécessite un soutien financier de la part de l’Université, renseignez les champs vides dans les deux documents suivants : « Accord de reconnaissance et de financement » et « Demande de financement ».

  1. Accord :
     • Remplissez tous les champs ; les informations identiques seront reprises automatiquement dans l’ensemble du document.
     • Le président de l’association doit dater et signer le document en apposant sa signature, son nom complet et sa fonction sur la dernière page. Toutes les autres pages doivent uniquement contenir la signature du président dans le coin inférieur droit.
     • L’accord doit être remis au Bureau de la vie étudiante en deux exemplaires (duplicata).
  2. Demande de financement :
     • Renseignez les informations manquantes et signez le formulaire.

• Les associations: Elles peuvent recevoir un soutien financier pour leurs événements, mais ce soutien n’est PAS garanti. Pour recevoir un soutien, l’association doit nous envoyer une description de son événement, le nombre da participant(e)s attendu(e)s, et un devis détaillé du budget qu’elle demande. Ce devis doit inclure le prix par article (si plusieurs articles sont achetés) ainsi que le prix total. Une fois la demande de budget est reçue, elle sera évaluée et l’association recevra une réponse indiquant le montant du soutien approuvé. Le soutien sera transféré sur le compte bancaire de l’association. Veuillez noter que le remboursement peut prendre jusqu’à deux mois après l’événement.
  • Date limite pour demander un soutien: 1 mois avant l’événement. Si la demande est soumise trop tard, OSL se réserve le droit de ne pas la prendre en considération.
• Clubs: Ils peuvent recevoir un soutien s’ils en font la demande, mais il n’est PAS garanti. La procédure de demande de soutien est la même que pour les associations. La procédure de remboursement sera expliquée par l’équipe OSL.
  • Date limite pour demander un soutien: 1 mois avant l’événement. Si la demande est soumise trop tard, OSL se réserve le droit de ne pas la prendre en considération.
• Partenaires: Ils ne reçoivent PAS de financement de l’Université.