Notice d’information générale

L’Université du Luxembourg (l’Université), 2 place de l’Université, L-4365 Esch-sur-Alzette s’engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données UE 2016/679 (« RGPD »).

Cette notice relatif au traitement des données à caractère personnel vise à informer les utilisateurs et visiteurs du site web de l’Université et les personnes qui nous contactent de quelque manière que ce soit ou qui interagissent avec l’Université dans sa mission d’enseignement ou de recherche ou qui nous fournissent des services.

Vos données à caractère personnel peuvent être collectées et traitées pour une finalité spécifique. Si cette finalité spécifique n’est pas expressément décrite dans la présente notice d’information, vous en serez informé au préalable dans une notice d’information distincte.

Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

L’Université est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. La présente notice d’information explique comment l’Université traite les données à caractère personnel.

Quelles données à caractère personnel l’Université traite-t-elle ?

L’Université traite toujours les données à caractère personnel dans un but précis et ne traite pas plus de données qu’il n’est nécessaire aux finalités qu’elle poursuit.

L’Université reçoit des données à caractère personnel directement de vous ou d’un tiers qui est autorisé ou tenu de partager ces données personnelles avec l’Université.

Nous pouvons collecter différentes catégories de données à caractère personnel vous concernant, telles que :

le nom et l’adresse (par exemple, le nom, l’adresse, le code postal, le pays) ;
L’âge et la date de naissance ;
Vos coordonnées (par exemple, adresse(s) électronique(s) et numéro(s) de téléphone) ;
Les fichiers de journalisation de sécurité, par exemple les fichiers des utilisateurs d’une application qui peuvent contenir votre adresse IP ou votre nom d’utilisateur.
le sexe ;
la nationalité ;
la formation et l’ expérience professionnelle (par exemple, CV, certificats, diplômes) ;
les données financières (IBAN, détails de la carte de crédit, salaire, revenus, relevés de dépenses, etc ;
Les données d’identification : numéro de la pièce d’identité, photo d’identité ;
Les photos et images vidéo dans le cadre d’événements ;
Desdonnées traitées dans le cadre de la recherche universitaire ;
Des données relatives au dossier de l’étudiant ;
Des données relatives aux anciens élèves (alumnis) ;

Les données collectées sur le site web de l’Université du Luxembourg proviennent exclusivement du traitement volontaire de vos données à caractère personnel, par exemple en vous abonnant à notre newsletter, en vous inscrivant à un événement, en remplissant des formulaires en ligne.

L’Université utilise également des cookies sur son site web. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la notice’ sur les cookies de l’Université.

Finalités du traitement

L’Université du Luxembourg traite les données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

Pour l’accomplissement de notre mission d’enseignement telle que définie dans la loi sur l’Université ;
Pour l’accomplissement de notre mission de recherche telle que définie dans la loi sur l’Université ;
Pour la gestion opérationnelle
Dans le cadre de la vidéosurveillance afin de sécuriser nos bâtiments et les personnes qui s’y rendent
Pour la gestion des bulletins d’information
Pour les activités des Alumni
Pour la gestion et l’optimisation du site web de l’Université
Lorsque cela est nécessaire pour l’enregistrement des cours
Pour la fourniture des services que vous avez demandés.
Contrôler, analyser et enquêter sur les événements et les incidents liés à la sécurité, veiller au respect des exigences réglementaires et maintenir le niveau de sécurité global de l’université.

Base juridique du traitement des données à caractère personnel à l’Université

Lorsque l’Université du Luxembourg traite vos données à caractère personnel, elle le fait sur la base d’un fondement juridique.

L’Université traite principalement vos données à caractère personnel pour exécuter ses missions publiques d’enseignement et de recherche. Les données relatives aux étudiants et aux candidats Master et Bachelor sont traitées pour remplir sa mission d’enseignement.

L’Université traite vos données à caractère personnel dans le cadre de la recherche universitaire. Elle le fait dans l’intérêt public, dans l’intérêt légitime de ses partenaires, dans son intérêt légitime ou sur la base de votre consentement. Vous en serez toujours spécifiquement informé dans une notice d’information dédiée.

Toutefois, l’Université peut également traiter vos données à caractère personnel :

Pour exécuter un contrat avec vous, par exemple si vous êtes un fournisseur ;
Pour se conformer à une obligation légale
Pour servir l’intérêt légitime de l’Université ou d’un tiers
Ou avec votre consentement.

Les bases juridiques sont détaillées dans les notices d’information respectives (par exemple, notice d’information sur les événements, notice d’information relative au traitement des données à caractère personnel des étudiants, notice d’information sur les participants à la recherche, notice d’information sur les anciens étudiants, notice d’information sur la vidéosurveillance).

Destinataires de vos données à caractère personnel

L’Université a pris des mesures pour s’assurer que seules les personnes qui ont besoin de traiter vos données à caractère personnel y ont accès. En outre, l’Université peut partager des données avec des institutions tierces dans les circonstances suivantes :

Fournisseurs de services ou vendeurs qui fournissent des services en notre nom ;
Les autorités chargées de l’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux ou réglementaires, sur demande et dans les limites autorisées par la loi ;
Certains professionnels réglementés tels que les avocats ou les auditeurs ;
D’autres institutions de recherche et/ou d’enseignement lorsque cela est nécessaire pour la réalisation de recherches ou d’enseignement conjointement avec cette institution ou pour la réalisation de recherches universitaires conjointement avec cette institution. L’Université conclut des accords écrits avec ces parties concernant le traitement et la sécurité des données à caractère personnel.
Brevo agit en tant que sous-traitant pour la fourniture de l’outil de bulletin d’information. Le traitement est régi par un contrat qui lie Brevo. Brevo a son siège social au 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris (France). Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement de vos données à caractère personnel par Brevo dans les conditions d’utilisation de Brevo.

Périodes de conservation

L’Université du Luxembourg ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité du traitement. L’Université a défini une période de conservation pour chaque finalité. Si cette durée de conservation peut être prolongée, les conditions de cette prolongation sont également précisées.

Dans certains cas, l’Université doit conserver vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire au respect de ses obligations légales.

Les données à caractère personnel peuvent également être conservées pendant une période plus longue à des fins historiques, statistiques et scientifiques ou d’archivage.

Transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE) ?

L’Université du Luxembourg peut partager vos données à caractère personnel avec une institution en dehors de l’UE ou une organisation internationale dans un contexte de fournisseurs tiers ou de collaboration universitaire ou de recherche.

Pour les transferts vers des pays hors UE/EEE pour lesquels le niveau de protection n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, l’Université mettra en œuvre les garanties appropriées prévues par la législation en vigueur en matière de protection des données, par exemple la conclusion de clauses contractuelles types, ou s’appuiera sur une dérogation applicable à la situation spécifique, par exemple votre consentement explicite.

Quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel ?

Selon le GDPR, vous bénéficiez notamment des droits suivants : droit d’être informé, droit d’accès à vos données à caractère personnel, droit de rectification, droit d’effacement, droit de restreindre la portée du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation.

Droit d’être informé : vous avez le droit de savoir comment vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées.
Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de vérifier si leur traitement est licite.
Droit de rectification : vous avez le droit de demander à l’Université de rectifier toute donnée personnelle inexacte que nous détenons à votre sujet.
Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir de notre part l’effacement des données à caractère personnel vous concernant dans un délai raisonnable. Ce droit ne s’appliquera que si, par exemple, vous considérez qu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter et que vos données à caractère personnel ne nous sont pas nécessaires ; ou si vous retirez votre consentement si nous utilisons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ; ou si vous vous opposez à la manière dont nous traitons vos données (conformément au droit d’opposition mentionné ci-dessous). Notez toutefois qu’il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront communiquées, le cas échéant, au moment de votre demande.
Droit de restreindre le traitement : vous avez le droit de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances (par exemple, si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement).
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation, sur la base des points e) ou f) de l’article 6, paragraphe 1, du RGPD.
Droit à la portabilité des données : dans les cas où le traitement est fondé sur votre consentement et est effectué par des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel et de demander la transmission de vos données à une autre partie.
Droit de retirer son consentement : dans les cas où vous avez consenti au traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le service concerné. Pour la lettre d’information, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans nos courriels.

L’Université fournit de plus amples informations sur son site web dans la section relative à l’exercice des droits.

En pratique, vous pouvez exercer vos droits en contactant directement le service en charge mentionné dans la notice dédiée ou le Data Protection Office dont, les coordonnées sont dpo@uni.lu.

Toute demande est traitée par l’Université dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, au plus tard un (1) mois après sa réception, au moins pour vous informer de l’état d’avancement de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires pour les cas complexes ou en raison d’un volume élevé de demandes. Veuillez noter que nous pouvons conserver un enregistrement de vos communications pour nous aider à résoudre les problèmes que vous soulevez.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit – sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire – d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

Au Luxembourg, l’autorité compétente est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).

Contact de la CNPD

Commission Nationale pour la Protection des Données

15, boulevard du Jazz
Service des réclamations
L-4370 Belvaux

Tel. : (+352) 26 10 60 -1
Fax : (+352) 26 10 60 -29

Vous pouvez également utiliser leur formulaire de contact.

Modifications de la présente notice d’information

La présente notice d’information est datée du 16 août 2023 et a été mise à jour le 6 juin pour garantir qu’elle reste à jour. En cas de changement majeur, les changements seront mis en exergue dans la notice..