Au-delà des études Vie sociale

Foire aux questions (FAQ)

Des informations sur le processus de reconnaissance sont disponibles sur la page dédiée et sont accompagnées des documents requis. 

Veuillez également tenir compte des conditions pour toute nouvelle candidature et n’hésitez pas à contacter l’équipe OSL si vous avez des questions ! (osl@uni.lu) 

Ce site web dispose d’une fonction de calendrier : cliquez sur « submit an event » pour ajouter un événement. Toute publication d’événement doit être approuvée par l’OSL. Cela ne signifie PAS que l’événement a été approuvé par l’université : 

! Avant de planifier un événement, veuillez lire les FAQ sur la Sûreté et la sécurité, les Assurances et la Réservation de salles ! 

Les réunions des président(e)s sont organisées par l’OSL une fois par mois pendant le semestre. Pour les associations, il s’agit de l’occasion de discuter des affaires courantes et d’échanger avec l’équipe OSL, le cas échéant. 

Tous les président(e)s et vice-président(e)s des associations étudiantes officiellement reconnues, ainsi que la délégation des étudiants, sont invités à y assister. Un(e) représentant(e) de chaque association doit être présent(e). Si ni le/la président(e) ni le/la vice-président(e) peuvent être présent(e)s, un(e) membre du conseil d’administration peut exceptionnellement assister à la réunion (2 personnes par association maximum). 

Veuillez contacter l’équipe OSL (osl@uni.lu) si vous souhaitez réserver une salle. Merci de nous transmettre les éléments suivants : 

  • Le nombre (anticipé) de participants 
  • La date et l’heure (incluant le temps de préparation) 
  • Le campus privilégié (et la salle, si vous la connaissez) 
  • La logistique requise (p. ex. : projecteur, microphone, tables supplémentaires) 

Faites-nous parvenir vos demandes de réservation le plus tôt possible, de préférence au moins une semaine à l’avance. 

Pour réserver des salles dans la MAE, consultez les FAQ ci-dessous. 

La zone de détente (« chill-out zone ») se trouve au premier étage de la MAE. Les étudiants peuvent s’y rendre librement jusqu’à 21h45. Veuillez informer l’OSL si vous prévoyez des rassemblements plus grands, pour qu’on puisse ainsi informer le service sécurité à l’avance en cas de problème. 

Veuillez contacter l’association étudiante SAUL (SAUL@uni.lu) ainsi que l’équipe OSL (osl@uni.lu) pour demander à réserver l’une des Student Lounges. Consultez notre calendrier pour vérifier qu’aucun événement n’est déjà organisé au même moment. Les Student Lounges étant gérées par l’association SAUL, vous devrez vous rapprocher de cette dernière pour vérifier la disponibilité des salles et obtenir les conditions de réservation. 

Si votre événement se termine avant 22h, n’oubliez pas d’informer l’OSL afin que nous puissions prévenir le service sécurité. 

Si votre événement se poursuit après 22h, vous devez obtenir une autorisation en contactant l’OSL (osl@uni.lu).

Veuillez contacter l’association SAUL et l’équipe OSL le plus tôt possible ! 

Avant d’organiser un événement, lisez également les informations relatives à l’Assurance, ainsi qu’à la Sûreté et à la sécurité. Ajoutez votre événement au calendrier de ce site web pour communiquer dessus auprès d’autres étudiants (voir Calendrier des événements étudiants). 

La réservation de la Grande Salle (MAE) doit être effectuée très tôt (au moins un mois à l’avance), au vu des nombreux points techniques, logistiques et de sécurité qui doivent être pris en compte. La salle est gérée par le Fonds Belval et peut être louée par d’autres organisations, même si les associations étudiantes sont prioritaires en cas de demande simultanée. 

Pour effectuer une demande de réservation pour cette salle, veuillez contacter l’équipe OSL (osl@uni.lu). 

Vous devrez remplir un formulaire du Fonds Belval répertoriant toutes les informations relatives à l’événement. L’équipe OSL vous le transmettra et vous accompagnera si nécessaire. Vous devrez également fournir un plan de la MAE qui inclut l’emplacement de la scène, ainsi que tout autre élément dont vous aurez besoin. 

! La réservation de cette salle implique des frais ! 

L’association est également tenue d’engager et de rémunérer une équipe de sécurité certifiée (pour plus d’informations, consultez le manuel de sûreté et de sécurité). Vous pouvez demander une aide financière pour couvrir ces frais (voir Financement). 

Avant d’organiser un événement, lisez également les informations relatives à l’Assurances ainsi qu’à la Sûreté et à sécurité. Ajoutez votre événement au calendrier de ce site web pour communiquer dessus auprès d’autres étudiants (voir Calendrier des événements étudiants).

Les associations doivent garantir la sûreté de chaque événement, avec l’aide de l’Université. 

Le document suivant présente les recommandations de notre service Sûreté et Sécurité pour de tels événements : 

Recommandations Sûreté et Sécurité pour événements étudiants (Veuillez noter que ce document est disponible uniquement en français.)

Vous trouverez des informations relatives à l’hygiène alimentaire sur ce site. 

Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous écrire à l’adresse osl@uni.lu. Votre sécurité est importante ! 

La MAE est implantée sur le territoire de la commune d’Esch-sur-Alzette. Obtenir les autorisations de la ville est donc nécessaire dans les cas suivants : 

  1. Installations autour des bâtiments : si vous prévoyez d’ajouter des installations (barrières, stand de vente de billets, etc.) à l’extérieur du bâtiment, et donc sur la voie publique, vous devrez obtenir l’autorisation de la ville d’Esch-sur-Alzette. La ville pourra ainsi vérifier les conditions d’accès des secours, entre autres. Vous trouverez des informations à ce sujet sur le site web de la ville d’Esch-sur-Alzette.
  2. Hygiène alimentaire : si vous souhaitez proposer de la nourriture lors de vos événements, vous devez observer un ensemble de règles strictes en la matière.  Dans certains cas, vous devrez obtenir des autorisations supplémentaires : 
  3. Autorisation « Nuit Blanche » : si votre événement se prolonge après 1h du matin, vous aurez besoin d’une dérogation « Nuit Blanche ». Les associations inscrites au registre de la ville d’Esch peuvent être exonérées de la taxe pour 3 Nuits Blanches par année ! 
  4. Livraisons : si votre événement implique des livraisons (nourriture, matériel audiovisuel, etc.) et que les livreurs doivent stationner dans la zone piétonne pour un temps donné, vous devrez obtenir une autorisation (pas nécessaire entre 9 et 11 heures). Suivez ce lien pour obtenir les autorisations dans les zones piétonnes. 
  5. Autres autorisations : si vous avez des doutes sur certains points, n’hésitez pas à contacter le Bureau de la vie étudiante !

> Vous devrez transmettre une copie ou un scan de ces autorisations au OSL pour que l’événement soit accepté. 

Pour les autres villes, des conditions similaires peuvent s’appliquer : veuillez vous renseigner auprès de la ville et/ou contacter l’équipe OSL (osl@uni.lu). 

Pour tous les événements de grande envergure (fête dans la grande salle de la MAE, grande fête au Kirchberg, conférences, visites d’ambassadeurs, ou autres), veuillez consulter les sections correspondantes : 

  1. Sûreté et sécurité pendant les événements 
  2. Réservation des salles
  3. Autorisation d’Esch-sur-Alzette (ou autres villes) 
  4. Calendrier des événements étudiants
  5. Publicité – Communication 
  6. Financement 

! Date limite : En raison de l’ampleur et des exigences de ces événements, vous devez contacter l’OSL au plus tard 6 semaines avant leur tenue ! 

En tant qu’étudiant(e) de l’Université du Luxembourg, vous êtes couvert(e) en matière de responsabilité civile et par la CNS en tant que personne physique (puisque c’est une condition préalable à l’inscription à l’Université). 

Toutefois, vous n’êtes pas couvert(e) lorsque vous organisez un événement en tant qu’association étudiante. Dans ce cas, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile en tant qu’ASBL. Sur demande, l’Université peut demander un devis pour la couverture à son propre assureur, mais les frais resteraient à la charge de l’association. 

Il n’est pas obligatoire de souscrire à une assurance responsabilité civile, mais pour votre sécurité, nous vous recommandons de le faire si vous envisagez d’organiser des événements en tant qu’association étudiante. 

En suivant les étapes en-dessous, vous pouvez faire en sorte que vos événements soient plus inclusifs !

Soyez attentif lors de l’organisation et la promotion de votre événement.

  • Avant de soumettre votre événement sur le calendrier des événements étudiants, jetez un œil sur les événements déjà annoncés afin d’éviter tout conflit d’horaire potentiel.
  • Assurez-vous que la date de votre événement ne coïncide pas avec des fêtes religieuses, des jours fériés, ou d’autres jours d’observance spéciale.
  • Incluez des affiches et des dépliants pour affichage numérique (pour l’ajouter à votre évènement sur le calendrier des événements étudiants, envoyez l’image par courriel à osl@uni.lu, et nous l’ajouterons manuellement).
  • Suivez ces conseils pour une mise en forme accessible du calendrier des événements étudiants, de vos flyers/affiches, et de tout autre matériel publicitaire que vous publiez.
  • En créant de matériel promotionnel de votre événement, tenez compte des astuces du Guide de communication inclusive universitaire.
  • Proposez une option virtuelle pour les événements ayant lieu en personne.  Tou(te)s les étudiant(e)s ont un accès gratuit à Webex par le biais de leur compte universitaire, et la plupart des salles de classe universitaires sont équipées de la technologie Webex.

Anticipez les ajustements qui pourraient s’avérer nécessaires et soyez inclusif dès le départ.

  • Veillez à ce que les formulaires d’inscription en ligne et les courriels de confirmation soient accessibles et utilisables, et proposez plusieurs moyens de s’inscrire (téléphone, courriel, en ligne).
  • Recueillez autant d’informations que possible à l’avance.  Par exemple, dans le cadre d’un formulaire d’inscription, vous pouvez prévoir un espace pour que les participant(e)s fournissent des informations sur leurs pronoms préférés, leurs restrictions alimentaires, leurs besoins spécifiques en matière d’aménagement de l’espace, leurs besoins de mobilité, etc.
  • Pour toute demande concernant d’aménagements particuliers des participant(e)s à votre événement, veuillez vous adresser à la Commission des aménagements raisonnables (contact.car@uni.lu).
    • Vérifiez si le Subpac (un système audio-tactile qui rend les événements tels que les concerts et les spectacles de danse plus accessibles aux malentendant(e)s), qui est disponible à la Student Lounge Belval, sera nécessaire ; si tel est le cas, contactez HörgeschädigtenBeratung asbl pour plus d’informations.

Examinez votre plan avec des personnes avec des connaissances spécifiques.

Autres ressources à prendre en considération :

Vous pouvez communiquer sur vos événements de plusieurs manières. 
En tant qu’association étudiante ou club étudiant officiellement reconnu(e), vous pouvez contacter l’équipe OSL (osl@uni.lu) concernant les points suivants : 

Remarque sur les logos à l’Université 

  • Logo des étudiants Uni.lu : peut être utilisé par toutes les associations et tous les clubs reconnu(e)s (téléchargez le logo ici)
  • Logos du OSL et du SEVE : doivent être utilisés si l’Université parraine ou soutient l’événement de quelque façon que ce soit 
  • Logo de l’Université : ne peut être utilisé sans l’accord préalable du Service de Communication.

Reprographie (= impressions) 

  • Ce service comprend tout ce qui concerne l’impression : affiches, flyers, etc. Contactez-nous si vous devez faire imprimer de tels articles (ce service est gratuit).
  • Veuillez indiquer le nombre d’exemplaires ainsi que le format (A4, A3, flyer, etc.) de votre matériel d’impression.
  • Les documents imprimés seront ensuite livrés au OSL. Vous serez informé lorsqu’ils seront prêts. Vous pourrez alors les récupérer à tout moment pendant les heures d’ouverture de notre bureau : du lundi au vendredi, de 9h à 17h (veuillez nous envoyer un message avant de passer afin d’assurer qu’on est au bureau).
  • N’oubliez pas d’inclure le logo des étudiants Uni.lu si vous êtes une association, un club ou un partenaire étudiant reconnu. 
  • Les affiches/flyers annonçant des événements soutenus par le OSL/le SEVE doivent comporter leurs logos. 
  • ! Délai : vous devez soumettre vos impressions au OSL (osl@uni.lu) au moins deux semaines avant d’en avoir besoin, même si elles peuvent être livrées plus rapidement en fonction de la demande. 

Newsletter sur Moodle

Tous les lundis, nous publions un newsletter «Student events this week! » sur Moodle, qui est basé sur ce calendrier. Ajoutez votre événement au plus tard le jeudi midi précédant votre événement afin qu’il soit publié le lundi. Si vous souhaitez ajouter une image à la publication de votre événement, veuillez l’envoyer par e-mail à osl@uni.lu et nous l’ajouterons pour vous. 

L‘OSL sur Facebook et Instagram 

L’OSL gère une page Facebook et une page Instagram.

Nous pouvons promouvoir votre événement sur nos pages, dans les conditions suivantes : 

  1. L’événement doit être publié sur le calendrier des événements étudiants
  2. L’événement doit figurer sur le calendrier des étudiants au moins 1 semaine avant la publication
  3. En fonction de la disponibilité : s’il y a trop d’événements au cours d’une semaine, nous risquons de ne pas tout promouvoir.

Remarque : Nous vous demandons de respecter notre vie privée et de ne pas nous contacter via nos comptes personnels sur les réseaux sociaux. De plus, nous reviendrons vers vous uniquement pendant les heures de bureau. 

Si vous avez créé un événement sur Facebook, vous pouvez nous ajouter en tant que co-organisateur, ce qui vous permettra de suivre les statistiques. 

Voir la rubrique « Publicité – Communication » > Reprographie (= impressions). 

Les associations d’étudiants ont accès aux bureaux dans la MAE (1er étage). 

Sur demande, les membres du conseil d’administration peuvent se voir doter, via leur carte étudiante, d’un accès à ces bureaux, ainsi qu’à la kitchenette et à la salle de stockage des associations étudiantes. 

Si vous souhaitez accorder ou supprimer les accès d’un membre du conseil d’administration, veuillez contacter l’équipe OSL (osl@uni.lu) et fournir les informations suivantes : 

  • Nom et prénom 
  • Adresse électronique (@student.uni.lu ou @uni.lu) 
  • Nom de l’association 

Les accès seront accordés pour l’année académique (c’est-à-dire jusqu’à la fin du semestre d’été, mi-septembre). 

Une fois que la mise à jour a été confirmée par l’OSL, actualisez votre carte étudiante sur l’un des terminaux du campus. Vous en trouverez un dans chaque bâtiment principal (Maison du Savoir, entrée « administration », derrière la deuxième porte vitrée). 

> Si vous n’avez jamais eu d’accès à l’Université sur votre carte, vous devrez l’activer au préalable. Pour ce faire, veuillez vous rendre au bureau de la sécurité (à Belval : premier étage de la Maison du Savoir, entrée « administration »; à Kirchberg : réception du bâtiment central). 

Si vous rencontrez des problèmes avec les accès, n’hésitez pas à contacter l’équipe OSL ! 

L’OSL gère une page web Uni.lu qui contient des informations sur les associations et les clubs étudiants, ainsi que sur les partenaires.

Si vous souhaitez apporter des modifications à votre page, veuillez nous en informer (osl@uni.lu). 

Les pages peuvent avoir différentes traductions : anglais, français et allemand (en haut à droite). Si vous souhaitez que toutes vos informations soient disponibles dans toutes ces langues, veuillez nous envoyer les versions traduites. Si vous ne nous envoyez pas les traductions, le texte que vous nous avez fourni sera le texte par défaut dans toutes les langues (ce qui est tout à fait acceptable). 

Pour les associations uniquement : si vous souhaitez obtenir une adresse électronique « association@uni.lu », veuillez en informer l’OSL (osl@uni.lu). Nous soumettrons une demande après du service informatique de l’Université pour vous. 

Veuillez noter qu’il s’agit d’une liste de distribution : tous les destinataires recevront le courrier sur leur compte @uni.lu personnel. Il est possible d’envoyer des courriers électroniques « au nom » de l’adresse électronique association@uni.lu (uniquement sur demande). Toutefois, veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’une boîte de réception.

Si vous souhaitez modifier cette adresse électronique (ajout/suppression de membres), veuillez nous en informer par courrier (osl@uni.lu) et nous transmettrons votre demande. 

Si votre association est officiellement reconnue par l’Université et que votre ASBL est domiciliée au 2, avenue de l’Université (Maison du Savoir) ; L-4365 Esch-sur-Alzette, votre courrier sera livré au OSL. 

Vous pouvez le récupérer à tout moment pendant nos heures d’ouverture, du lundi au vendredi, de 9h à 17h (veuillez nous envoyer un message avant de passer afin d’assurer qu’on est au bureau).. Nous l’apporterons également aux réunions des président(e)s. 

Si vous souhaitez que d’autres lettres ou paquets vous soient livrés, vous pouvez bien entendu utiliser cette adresse. Veuillez nous consulter au préalable si vous prévoyez de commander un colis volumineux ou encombrant. 

Clubs 

Veuillez informer l’OSL (OSL, osl@uni.lu) de tout changement concernant votre club. 

Associations 

En cas de changement des aspects suivants dans les statuts de votre association : 

  • membres du conseil d’administration ; 
  • nom ; 
  • adresse ; 
  • statuts ; 
  • informations bancaires ; 

vous devrez contacter trois entités différentes : 

  1. Le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) www.lbr.lu pour mettre à jour les statuts d’une ASBL 
  2. Le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE)www.lbr.lu pour mettre à jour les bénéficiaires de l’ASBL 
  3. L’OSL (osl@uni.lu) pour mettre à jour la base de données de l’Université ainsi que le site web si nécessaire 

Important ! Si vous avez une adresse e-mail du type association@uni.lu, veuillez également informer l’OSL pour tout ajout/suppression de membres sur cette adresse. 

Des formations à la gestion d’une ASBL sont disponibles aux adresses suivantes : 

En outre, la CLAE a publié une série de brochures intitulées « Guide de la vie associative », qui contiennent de nombreux conseils utiles et sont accessibles gratuitement.

Contactez l’OSL ( osl@uni.lu) pour obtenir les informations suivantes : 

Associations : les associations se voient octroyer une subvention annuelle de €600 si elles en font la demande au début de l’année académique (cela fait partie du processus de reconnaissance). À noter : les nouvelles associations ne peuvent demander ce financement qu’au cours de leur deuxième année d’existence. 

  • Les associations peuvent également recevoir un soutien financier dans le cadre de leurs événements. Toutefois, ce soutien n’est PAS garanti. Pour bénéficier d’un financement, l’association doit nous envoyer une description de l’événement, le nombre de participants attendus ainsi qu’un devis détaillé du budget sollicité. Ce devis doit indiquer le prix par article (si plusieurs articles sont achetés), ainsi que le prix total. Une fois la demande de budget reçue, elle fera l’objet d’une évaluation. L’association recevra une réponse indiquant le montant du financement approuvé. Le financement sera transféré sur le compte bancaire de l’association. Remarque : le remboursement peut être viré jusqu’à deux mois après l’événement. 
  • Date limite de dépôt des demandes : 1 mois avant l’événement. Le Bureau de la vie étudiante se réserve le droit de ne pas prendre en considération les candidatures soumises après cette date.
  • Si le financement est approuvé, la facturation devra se faire par voie électronique : https://efacturation.public.lu/en.html L’équipe OSL reste à votre disposition pour toute question relative à ce processus.

Clubs : les clubs peuvent obtenir un financement pour leurs événements ou objectifs s’ils en font la demande. Toutefois, ce financement n’est PAS garanti. La procédure de demande de financement est la même que pour les associations. Le processus de remboursement des fonds sera expliqué par le Bureau de la vie étudiante. Remarque : le remboursement peut être viré jusqu’à deux mois après l’événement. 

  • Date limite de dépôt des demandes : 1 mois avant l’événement. Le Bureau de la vie étudiante se réserve le droit de ne pas prendre en considération les candidatures soumises après cette date. 

Partenaires : les partenaires ne sont PAS financés par l’université. 

D’autres possibilités de financement existent à l’extérieur du cadre de l’Université. Quelques exemples : 

Voici un récapitulatif des échéances énumérées ci-dessus. 

  • Reconnaissance en tant qu’association étudiante avec financement : le 15 octobre 
  • Impression (reprographie) : 2 semaines de préavis
  • Newsletter sur Moodle et sur les réseaux sociaux (Facebook et Instagram) : publié dans le calendrier étudiant au plus tard le jeudi midi avant votre événement afin qu’il puisse être publié le lundi suivant.
  • Promotion sur les réseaux sociaux : 1 semaine de préavis + inclus dans le calendrier des étudiants 
  • Réservations des salles : 1 semaine de préavis 
  • Aide financière : 1 mois de préavis 
  • Événements de grande envergure : au moins 6 semaines de préavis 

Toutes les demandes doivent être envoyées à osl@uni.lu. 

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