Étape 1

Recours gracieux auprès de l’auteur de la décision

Un recours gracieux est un recours administratif interne adressé à la personne ou à l’organe qui a pris la décision en question.

Les étudiants ou candidats à l’Université qui souhaitent introduire un recours gracieux doivent le faire dans le délai indiqué dans la décision :

• Les recours gracieux déposés contre les décisions liées à l’admission doivent être introduits dans les sept (7) jours suivant la publication de la décision sur le portail d’admission en ligne (par exemple : en cas de notification un mardi, le délai est fixé au mardi de la semaine suivante à minuit).
• Les recours gracieux contre les résultats d’une évaluation doivent être introduits dans un délai d’un (1) mois à compter de la notification du résultat (1 mois = le lendemain de la date de notification du mois suivant ; par exemple : en cas de notification le 3 février, la date limite = le 4 mars à minuit).
• Pour toutes les autres décisions, le délai est de quatorze (14) jours après réception de la décision, sauf indication contraire dans la notification de la décision.

Si le recours gracieux est admis (c’est-à-dire que le destinataire examine le recours), cela prolonge le délai d’introduction d’un appel officiel auprès de la Commission des litiges de l’Université (voir Étape 2). Si le recours gracieux est rejeté pour des raisons de procédure, une telle prolongation ne s’applique pas.

Le recours gracieux doit être introduit par lettre recommandée dans l’une des trois langues officielles de l’Université (français, allemand ou anglais) auprès de l’autorité qui a pris la décision, comme indiqué dans la décision (généralement l’expéditeur de la lettre notifiant la décision).

Si un recours peut être introduit via la plateforme en ligne du Guichet étudiant de l’Université, les étudiants et candidats à l’Université doivent faire usage de cette possibilité. Cela s’applique, par exemple, aux recours gracieux déposés contre les décisions d’admission.

Le recours doit contenir les informations suivantes :

• nom complet de l’appelant,
• matricule de l’étudiant (numéro à 10 chiffres figurant sur la carte d’étudiant ou le formulaire de candidature),
• programme d’études concerné,
• référence précise à la décision contre laquelle le recours est formé,
• justification détaillée décrivant les motifs pour lesquels un réexamen de la décision est demandé, comme décrit dans la FAQ. Si cet argument invoque des règles et règlements académiques, ceux-ci doivent être clairement identifiés en utilisant la source et la référence correctes.

La personne ou l’organe qui reçoit le recours en accuse réception et informe le requérant s’il rejette le recours pour des raisons de procédure (recours non admis).

La décision de retenir ou de rejeter un recours admis est prise dans les quatre (4) semaines suivant la réception du recours, sauf communication contraire. Si l’appelant ne reçoit pas de réponse dans ce délai, le recours doit être considéré comme rejeté. Dans ce cas, l’étudiant ou le candidat dispose alors d’un mois pour introduire un recours devant la Commission des Litiges s’il le souhaite (voir Étape 2).

Les motifs de refus peuvent inclure :

• Introduction tardive du recours,
• absence de motifs pertinents,
• fondement de l’appel irrecevable,
• manque de preuves,
• preuves ne permettant pas de corroborer les circonstances invoquées.