Dérogations pour circonstances atténuantes

Il peut se produire des situations dans lesquelles les étudiants se trouvent incapables de se conformer aux exigences et obligations des études pour des raisons valables qui ne sauraient leur être imputées. Dans de telles situations, ils peuvent demander une dérogation aux règles académiques en invoquant des circonstances atténuantes.

Qu’entend-on par circonstances atténuantes ?

Les circonstances atténuantes sont des facteurs qui :

nuisent à vos résultats académiques ou à votre capacité à vous conformer aux exigences des études,
sont externes et indépendants de votre volonté,
vous affectent individuellement et ne constituent pas des facteurs généraux qui concernent de larges pans de la population étudiante,
sont uniques et ne se produisent pas régulièrement ou fréquemment.

L’Université peut prendre en considération ces facteurs et peut suspendre, retarder ou dispenser de l’application des règles ou révoquer des décisions afin d’empêcher des difficultés ou des préjudices déraisonnables ou d’atténuer l’impact d’une situation qui pourrait potentiellement avoir un impact négatif sur la performance ou la progression académique.

accidents ou maladies aiguës et graves, par ex. impliquant une hospitalisation ;
problèmes de santé mentale diagnostiqués, par ex. dépression clinique ;
perte ou maladie grave d’un conjoint, d’un enfant ou d’un proche ; deuil qui vous touche profondément ;
victime ou témoin d’un crime contre la personne ou d’un accident majeur ;
victime de harcèlement, de discrimination ou d’intimidation ;
atteinte aux biens, comme un vol ou un cambriolage, qui vous a concerné ;
exposition à des événements dangereux ou à des catastrophes, comme un incendie ou une inondation ;
perte de ressources financières inattendue et exceptionnelle ou dégradation de votre situation financière ;
obligations civiques ou juridiques inattendues (par exemple : devoir de juré ou témoignage devant un tribunal) ou implication dans un procès.

maladie temporaire (mineure) (cela peut être considéré comme un motif d’absence justifiée à un examen) ;
anxiété non spécifique, stress ou problèmes psychologiques autodiagnostiqués ;
dysfonctionnement d’un équipement (par exemple : ordinateur, réveil, vélo, etc.) que vous auriez pu éviter ;
sources supplémentaires de stress résultant du travail ou de la garde des enfants, à moins qu’elles ne soient imprévisibles et graves ;
problèmes de planification personnelle ou de gestion du temps ;
rendez-vous médicaux ou juridiques, projets de vacances, déménagements, mariages ou événements similaires dont vous pouvez influencer ou contrôler les dates ;
engagements bénévoles, y compris activités et événements sportifs.

Comment faire une demande de circonstances atténuantes

Pour invoquer des circonstances atténuantes, vous devez rédiger une lettre dans l’une des langues officielles de l’Université (anglais, français, allemand) où vous exposez la situation dans laquelle vous vous trouvez et comment elle a affecté ou affecte vos études. Cette lettre doit permettre à l’Université de comprendre si les conditions décrites ci-dessus sont remplies. La lettre doit être adressée à la vice-recteur aux affaires académiques et étudiantes.

La lettre doit contenir les informations suivantes :

votre nom complet, vos coordonnées et votre matricule,
votre programme d’études,
la référence à la règle ou à la décision pour laquelle vous souhaitez obtenir une dérogation,
des preuves documentées du motif de la demande.

Vous devez présenter votre demande dans les quinze (15) jours suivant la survenance ou le début des circonstances que vous invoquez comme motif de votre demande. L’Université peut décider d’accepter les demandes soumises après ce délai si la raison du retard est liée aux circonstances décrites (par exemple, si vous étiez à l’hôpital et que vous n’étiez pas en mesure de rédiger la lettre).

L’Université peut rejeter votre demande pour diverses raisons, notamment :

Vous avez envoyé la demande en retard.
Vous n’avez pas indiqué de motifs valables pour votre demande ou la demande n’est pas étayée par des preuves.
Vous faites référence à des circonstances que vous auriez pu éviter ou aux conséquences de telles circonstances que vous auriez pu éviter.
Il existe des voies ou des dispositifs plus appropriés pour votre demande, comme un recours, une suspension des études ou une absence justifiée à un examen.

À propos de la procédure

Dès réception de votre demande, la Vice-Recteur aux affaires académiques et étudiantes évaluera si celle-ci est recevable et si la situation que vous décrivez constitue une circonstance atténuante. Si tel est le cas, l’Université décidera de la dérogation appropriée ou des mesures à prendre. Votre demande sera traitée de manière confidentielle et ne sera partagée qu’avec les personnes responsables ou concernées par la décision.

L’Université vous informera de sa décision par e-mail ou par lettre recommandée. Nous nous engageons à traiter toute demande dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception.

Conseils et accompagnement

L’Université encourage les étudiants touchés par des circonstances exceptionnelles à contacter les Services étudiants. L’équipe peut vous accompagner dans votre démarche, vous aider à comprendre si votre situation peut être considérée comme une circonstance atténuante et vous aider à préparer votre demande.