Notice d’information relative aux traitements de données des étudiants

Introduction

Conformément aux obligations de transparence du Règlement UE 2016/679 Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD »), la présente notice de confidentialité (ci-après « la notice ») explique comment l’Université du Luxembourg traite les données à caractère personnel relatives aux étudiants qui postulent, s’inscrivent ou se sont inscrits auprès de l’Université (« vous »).

En plus des informations contenues dans la présente notice, vous pouvez recevoir de plus amples informations sur l’utilisation de vos données personnelles lorsque vous vous inscrivez pour utiliser des services et des installations spécifiques que nous offrons.

Qui sommes-nous ?

L’Université du Luxembourg (ci-après « Université », « nous », « notre », « nos ») est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant sous la tutelle du ministère chargé de l’enseignement supérieur. En vertu du RGPD, l’Université est le responsable du traitement des données que nous détenons à votre sujet, ce qui signifie que nous sommes légalement responsables des données personnelles que nous recueillons et détenons à votre sujet.

L’adresse officielle de l’Université du Luxembourg est la suivante :

Maison du Savoir
2, place de l’Université
L- 4365 Esch-Belval

Tél : (+352) 46 66 44 1
Adresse internet : https://wwwen.uni.lu/university

De plus amples informations sur la manière dont l’université traite les données personnelles sont fournies dans la section du site web de l’université consacrée à la protection des données.

L’Université a nommé un délégué à la protection des données (DPD). Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, veuillez contacter notre DPO par courrier électronique : dpo@uni.lu ou par courrier postal en utilisant l’adresse postale mentionnée ci-dessus en précisant « à l’attention du Bureau de la protection des données ».

Pourquoi l’Université traite-t-elle vos données personnelles et sur quelle base juridique ?

Dans l’ensemble, l’Université utilisera vos données personnelles pour gérer votre relation avec nous en tant qu’étudiant à l’Université et pour l’organisation de vos études. Les principales finalités de nos activités de traitement, et leurs bases juridiques correspondantes, sont les suivantes :

Objectif

Dispensant des formations d’enseignement supérieur menant à des grades, diplômes et certificats conformément à la loi du 27 juin 2018 relative à l’organisation de l’Université du Luxembourg (ci-après « la Loi »). Cela implique de dispenser et d’administrer des cours, y compris des cours à distance, d’assurer un soutien continu, de surveiller votre présence, de conseiller le développement des étudiants, de procéder à l’évaluation académique, de fournir une aide financière et de communiquer avec vous.
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public effectuée par l’Université en tant qu’établissement d’enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD).

Exécution d’un contrat
Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant que doctorant (étudiant et employé) (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel
Gestion des systèmes / services de soins de santé
Nous pouvons traiter vos données de catégorie spéciale lorsque cela est nécessaire à des fins de santé et d’aide sociale en ce qui concerne la gestion des systèmes et services de soins de santé (article 9, paragraphe 2, point h) du RGPD).

Consentement
Il peut arriver que nous traitions vos données personnelles relatives à la santé pour faciliter votre formation, par exemple pour procéder à des aménagements raisonnables en relation avec un handicap ou pour vous fournir un soutien psychologique (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD).

Établissement, exercice ou défense de droits légaux
Il peut être nécessaire de traiter vos données de catégorie spéciale dans le cadre de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice (article 9, paragraphe 2, point f) du RGPD).

Objectif

L’évaluation de votre candidature et la gestion de votre admission dans l’un de nos programmes d’études, de recherche ou d’innovation. À cette fin, l’Université doit obtenir des informations exactes concernant votre dossier académique et/ou professionnel afin d’évaluer si vous remplissez ou non les conditions d’accès et d’admission visées aux articles 32 à 34 et 37 de la loi.

Vérification de l’authenticité de vos certificats et/ou diplômes

À cette fin, nous contacterons les institutions qui ont délivré les certificats et/ou diplômes que vous soumettez dans le cadre de votre candidature afin de vérifier leur authenticité et d’éviter toute fraude.
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public effectuée par l’Université en tant qu’établissement d’enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD).

Intérêts légitimes

Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), qui consiste à prévenir les fraudes dans le cadre du processus de candidature des étudiants et à protéger ainsi la réputation de l’Université.

Objectif

Effectuer des démarches administratives relatives à votre inscription en tant qu’étudiant, lorsque votre demande est acceptée et que vous acceptez notre offre ; calculer, enregistrer et percevoir les droits de scolarité ainsi que vérifier et/ou assurer votre affiliation au régime de sécurité sociale au Luxembourg (« Caisse Nationale de Santé » ou « CNS »)
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public effectuée par l’Université en tant qu’établissement d’enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD).

Exécution d’un contrat
Le traitement de vos données personnelles peut être nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant qu’étudiant de l’Université (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

Respect d’une obligation légale

Le traitement de vos données à caractère personnel peut également être nécessaire au respect de nos obligations légales en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD (par exemple, immigration, visas).

Le traitement de votre identifiant unique CNS est nécessaire afin de vérifier et/ou d’assurer votre affiliation au régime de sécurité sociale au Luxembourg, que vous soyez étudiant de l’UE ou étudiant non UE, conformément aux exigences de l’article 32 al.5 de la Loi du 27 juin 2018 ayant pour objet l’organisation de l’Université du Luxembourg.

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel
Droit de l’emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale
Lorsqu’il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition (par exemple pour les doctorants) : article 9, paragraphe 2, point b) du RGPD.

Objectif

Entrer et exécuter notre relation contractuelle avec des doctorants ayant un double statut d’étudiant et de salarié.
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’un contrat
Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l’exécution de votre relation de travail avec l’Université (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement des données relatives aux doctorants autofinancés, n’ayant pas de relation de travail avec l’Université, est d’intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD), car les doctorants autofinancés bénéficieront de leur formation doctorale et la formation relève de la mission de l’Université donnée par la loi.

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel
Droit de l’emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale
Lorsqu’il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition : article 9, paragraphe 2, point b) du RGPD.

Objectif

Si vous postulez pour un job d’étudiant ou pour un stage à l’Université.
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’un contrat
Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l’exécution de votre contrat de travail avec l’Université (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD)

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel
Droit de l’emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale
Lorsqu’il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition.

Objectif

Si vous postulez pour un stage dans le cadre de votre programme d’études
À entreprises et/ou organisations et/ou institutions (par exemple, ministères, hôpitaux, cabinets médicaux, …)

Dans le cadre de la gestion des stages des étudiants en médecine et en sciences infirmières, l’Université utilise la plateforme Magic Moving Pixel (fournie par Magic Moving Pixel S.A agissant en tant que sous-traitant selon les instructions de l’Université) pour gérer plus efficacement les stages.
Base juridique

Pour toutes les données à caractère personnel
Exécution d’un contrat
Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre des mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l’exécution de votre contrat de stage avec l’Université et l’entreprise/l’organisation/l’institution d’accueil (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD)

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel
Le traitement est nécessaire à des fins de santé et d’aide sociale en ce qui concerne la gestion des systèmes et services de soins de santé
Lorsque vous suivez un cours lié à la médecine / soins infirmiers et que vous devez effectuer un stage dans un hôpital / un cabinet médical. Des données sensibles vous concernant sont collectées afin d’évaluer si vous pouvez travailler avec des personnes en situation de santé.

Objectif

Fournir des ressources éducatives et des installations TIC à nos étudiants ([comme/ou par le biais de notre] Moodle, la plate-forme de gestion de cours de l’Université).

La note d’information concernant le traitement de vos données personnelles dans Moodle est détaillée sur la plateforme Moodle.
Base juridique

Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission effectuée par l’Université en tant qu’établissement d’enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD).

Objectif

Donner accès aux ressources de la Bibliothèque universitaire (ci-après la « BUL »), de la Bibliothèque nationale du Luxembourg et des bibliothèques membres du réseau Bibnet.lu.

Cela inclut la possibilité de vous proposer un catalogue de ressources disponibles à la BUL et à Bibnet.lu en fonction des cours auxquels vous êtes inscrit sur Moodle. À cette fin, la plateforme de la Bibliothèque nationale est alimentée par la base de données de nos étudiants.
Base juridique

Intérêt légitime
Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), qui consiste à fournir aux étudiants des ressources de bibliothèque nécessaires à leurs programmes d’études.

Objectif

Si vous postulez à une mobilité étudiante ou à un programme de double diplôme. Dans ce contexte, nous traitons les données à caractère personnel que vous soumettez à l’Université aux fins i) de votre participation au programme de mobilité étudiante/double diplôme et ii) de la désignation d’une université d’accueil pour votre mobilité étudiante.

Dans le cadre de la gestion de la mobilité étudiante, l’Université utilise la plateforme MoveON (fournie par QS Unisolution agissant en tant que sous-traitant selon les instructions de l’Université) pour gérer plus efficacement la mobilité étudiante et faciliter le remplissage et la mise à jour des formulaires, la création de tableaux de bord et de rapports
Base juridique

Exécution d’une mission d’intérêt public
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public accomplie par l’Université en tant qu’établissement d’enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD). La loi du 27 juin 2018 portant organisation de l’Université du Luxembourg établit que les étudiants de Bachelor doivent accomplir 30 ECTS dans un établissement étranger.

Exécution d’un contrat
Dans le cas d’étudiants de Master et d’étudiants en double-multiple, en double ou en diplômes joints, la base juridique du traitement des données à caractère personnel peut également être l’exécution du contrat de mobilité (art. 6 al. 1 (b) GDPR). Plus de détails seront fournis lors de la demande de mobilité étudiante ou du programme concerné.

Intérêts légitimes
Le traitement des données de mobilité étudiante sur la plateforme MoveON est nécessaire à la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par l’Université en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, qui consiste à assurer la gestion de la mobilité étudiante et la promotion des possibilités de mobilité étudiante.

Objectif

Dans le cadre du financement et du soutien financier, par exemple si vous postulez pour une bourse d’études
Base juridique

Exécution d’un contrat
Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l’exécution de votre contrat avec l’Université en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Objectif

Pour les activités des anciens. L’Université communiquera les données personnelles soumises dans le cadre de votre inscription/réinscription à l’Université (par exemple, vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail privée, et des informations concernant vos études à l’Université, votre diplôme, la date de l’obtention de votre diplôme) au Bureau des relations avec les anciens élèves de l’Université, dans le but de vous fournir des informations sur les opportunités pour les anciens élèves et de mener des enquêtes après l’obtention de votre diplôme.

La note d’information relative au traitement de vos données personnelles en tant qu’Alumni est détaillée sur la plateforme Alumni.
Base juridique

Intérêts légitimes
Pour nos activités avec les anciens, nous nous appuyons sur l’intérêt légitime de l’Université et de nos anciens élèves (c’est-à-dire communiquer avec nos anciens élèves dans le cadre de la communauté élargie de l’Université).

Objectif

Gestion et résolution des conflits et des dossiers. L’Université peut offrir l’appui du bureau de l’Ombudsman pour la résolution des conflits lorsque les étudiants demandent l’appui de l’Ombudsman en cas de différends et de conflits.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), qui consiste en la gestion des conflits et la médiation au sein de l’Université, offrant ainsi un soutien aux étudiants de l’Université.

Objectif

Pour la vidéosurveillance. L’Université a mis en place un système sur l’ensemble de ses campus.

La note d’information concernant le traitement de vos données personnelles pour les activités de vidéosurveillance de l’Université est détaillée sur le site web de l’université.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), comme détaillé dans la note d’information dédiée à la vidéosurveillance sur le site web de l’Université.

Objectif

Pour la gestion de notre site web. Nous traitons des données personnelles à chaque visite sur notre site web.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) (c’est-à-dire la fourniture de l’accès et la protection de notre site web). La note d’information concernant le traitement en relation avec le site web de l’Université est détaillée sur le site web de l’Université.

Objectif

Surveiller, analyser et enquêter sur les événements et les incidents de sécurité de l’information, assurer la conformité aux exigences réglementaires et maintenir la posture de sécurité globale de l’Université.

Cela comprend la collecte et le stockage de journaux de sécurité sur les applications de l’administration centrale de l’Université utilisées par les étudiants.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), qui consiste à assurer une bonne gestion des événements et incidents de sécurité de l’information survenant à l’Université.

Objectif

L’Université organise de nombreux événements et peut réaliser des photos ou des vidéos.

Vous serez informé avant l’événement si l’Université a l’intention de filmer et/ou de prendre des photos et/ou sur place. Si vous ne souhaitez pas être photographié ou filmé, merci de contacter les organisateurs de l’événement.
Base juridique

Intérêts légitimes
Selon les circonstances dans lesquelles les photographies ou les vidéos sont prises, la base juridique de cette activité de traitement est l’intérêt légitime de l’Université en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (c’est-à-dire la communication interne ou externe).

Consentement
Dans d’autres cas, un consentement sera demandé pour la prise et la publication de photos ou d’enregistrements vidéo.

Objectif

L’Université peut vous inviter à participer à des sondages dans le cadre du processus de candidature et pendant vos études. Dans le cadre de ces enquêtes, nous collecterons et traiterons des données personnelles concernant votre formation, votre motivation à postuler, votre expérience d’études et votre situation économique et professionnelle.

L’Université peut également vous inviter à participer à des enquêtes et à des entretiens dans certains cas précis (si vous n’avez pas poursuivi votre programme d’études, par exemple).

En pratique, vous pouvez exercer vos droits en créant un ticket sur le guichet étudiants Droits de la personne concernée – Portail de services étudiants

Pour toute autre question, vous pouvez contacter le Bureau de la protection des données en envoyant un e-mail à dpo@uni.lu.

La participation se fait sur une base volontaire. Vous trouverez plus de détails dans la déclaration de confidentialité spécifique de l’enquête concernée.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) (c’est-à-dire recueillir l’avis des étudiants, identifier les domaines à améliorer et permettre la prise de décision).

Objectif

L’Université utilisera les données personnelles vous concernant qui sont déjà collectées et disponibles dans ses bases de données afin de générer des indicateurs empiriques pour les statistiques et les rapports institutionnels.
Base juridique

Intérêts légitimes
Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) (c’est-à-dire la génération d’indicateurs empiriques afin de permettre l’établissement de rapports statutaires de l’Université, c’est-à-dire au gouvernement).

Objectif

L’Université peut traiter vos données personnelles en cas d’ urgence nécessitant l’aide de l’Université.
Base juridique

Vos données personnelles peuvent être traitées par l’Université et transmises aux services d’urgence lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (article 6, paragraphe 1, point d) et article 9, paragraphe 2, point c) du RGPD).

Les intérêts vitaux sont ceux qui concernent les questions médicales. Par exemple, si un étudiant s’effondre pendant un cours, le professeur partagera les données personnelles de l’étudiant (nom et prénom) avec les ambulanciers qui s’occupent de l’étudiant.

Objectif

L’Université peut traiter vos données personnelles pour apporter un soutien aux réfugiés.
Base juridique

Dans le cadre de ce soutien, nous chercherons à obtenir votre consentement au traitement de vos données personnelles (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD)

FAQ sur l’avis de confidentialité pour les étudiants de l’Université du Luxembourg

Les catégories de données à caractère personnel traitées sont détaillées ci-dessous :

Données d’identification personnelle : nom, prénom, nom de famille, numéro d’étudiant, sexe, civilité, adresse, numéro de téléphone, nationalité, deuxième nationalité (le cas échéant), date de naissance, pays de naissance, lieu de naissance, identifiant unique CNS. Il se peut que nous devions conserver une copie de vos documents d’identification (copie de votre pièce d’identité ou de votre passeport).
Données électroniques : adresse e-mail privée et adresse e-mail de l’étudiant et données du compte étudiant (données de connexion, adresses IP, journaux), informations sur votre utilisation de nos systèmes d’information et de communication.
Informations sur l’éducation : dossiers d’admission, écoles et universités que vous avez fréquentées, résultats des examens, ECTS obtenus, programme d’études, semestre, faculté, niveau d’études, dossiers d’examens, certificats et/ou diplômes, compétences linguistiques, dossier d’incident, vos commentaires sur l’offre de cours, les services universitaires et l’expérience des étudiants, et les informations saisies dans votre dossier étudiant.
Expérience professionnelle : données contenues dans le CV, le stage et le dossier de stage.
Frais et autres données financières : carte de crédit, numéro de compte bancaire, dossier de soutien financier y compris les documents relatifs aux frais payés, soutien financier, bourses et parrainage). Les données de carte de crédit sont collectées lors d’un paiement en ligne. De plus amples informations sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.six-payment-services.com/en/services/legal/privacy-statement.html .
Données bancaires : IBAN, BIC, nom de la banque, titulaire du compte bancaire. Les données bancaires sont collectées lorsque vous êtes éligible à une bourse (par exemple lors d’une candidature à une bourse lors de votre mobilité étudiante).
Informations sur l’immigration concernant le visa et le passeport.
Informations recueillies grâce à notre vidéosurveillance CCTV. Vous trouverez plus d’informations sur la vidéosurveillance sur le site web de l’Université.
Coordonnées d’urgence (nom et numéro de téléphone) d’un tiers.
Photos et/ou images vidéo : supports visuels, supports promotionnels, images de caméra ;
Données relatives aux litiges : type de litige/affaire, données que l’étudiant communique volontairement au médiateur (par exemple, problèmes de santé mentale, correspondance, etc.) ;
Journaux de sécurité (par exemple, journaux d’authentification des utilisateurs) sur une application qui pourrait contenir une adresse IP ou un nom d’utilisateur des employés en tant qu’utilisateurs.

L’Université recueille la grande majorité des renseignements directement auprès de vous, par le biais du processus de demande et de l’inscription en ligne. Nous travaillons également en étroite collaboration avec des tiers (y compris, par exemple, des partenaires de financement et de parrainage, des établissements d’enseignement, des jurys d’examen, et nous pouvons recevoir des informations vous concernant de leur part. En particulier, nous pouvons recevoir les informations suivantes de la part de tiers : résultats d’examens ou de tests, preuves de parrainage (par exemple, bourse d’études, bourses d’entretien).

L’Université n’effectue pas de prise de décision automatisée aux fins susmentionnées.

Les catégories de données sensibles traitées sont énumérées ci-dessous :

Données relatives à la santé (handicaps) : lorsque vous choisissez d’indiquer à l’Université tout handicap particulier afin d’effectuer les ajustements raisonnables. Les aménagements raisonnables sont définis par les articles 38 et 39 de la loi universitaire du 27 juin 2018. Est basé sur l’article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD, car il vous sera demandé de donner votre consentement explicite au traitement des données de santé pour fournir des ajustements raisonnables.
Données relatives à la santé (autres) : lorsque vous êtes, par exemple, dans un cours lié à la médecine/soins infirmiers et que vous devez effectuer un stage dans un hôpital/cabinet médical. Des données sensibles vous concernant sont collectées afin d’évaluer si vous pouvez travailler avec des personnes en situation de soins (le traitement est nécessaire à des fins de santé et d’aide sociale dans le cadre de la gestion des systèmes et services de soins de santé).
Autres données : au cours de vos études, vous pouvez rencontrer de la détresse et/ou d’autres difficultés. L’Université offre des conseils et un soutien gratuits et confidentiels en matière de santé mentale, de soutien à l’apprentissage en cas de handicap (est basé sur votre consentement explicite en vertu de l’article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD).

Vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de votre candidature/enregistrement et plus généralement de vos relations avec l’Université seront communiquées :

Destinataires internes

au Service des Etudes et de la Vie Etudiante (SEVE). La SEVE est le bureau principal en charge de toutes les questions relatives à vos admissions, inscriptions et soutien scolaire (déroulement de votre dossier, paiements, soutien aux étudiants, services/vie étudiante) ;
à la faculté/centre interdisciplinaire compétent en charge de votre programme d’études ;
aux administrateurs du programme d’études de votre faculté/centre interdisciplinaire pour le bon fonctionnement de votre programme d’études ;
aux chargés de cours et professeurs impliqués dans la conduite des cours auxquels vous vous êtes inscrit (nom, prénom) ;
le Service des Relations Internationales en charge de votre mobilité étudiante ;
au Bureau des relations avec les anciens élèves et au réseau des anciens élèves. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’avis de confidentialité des anciens élèves ;
au Bureau de la logistique de l’Université si vous résidez dans l’un des logements étudiants ;
à la Commission du contentieux si vous introduisez une réclamation devant cet organe administratif ;
à l’Office de statistique et de recherche institutionnelle ;
au Bureau du Médiateur.

Bénéficiaires externes

aux administrations publiques situées au Luxembourg telles que le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, le ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse et le ministère des Affaires étrangères et européennes.
à la Caisse Nationale de Santé (CNS) afin d’assurer votre affiliation au régime de sécurité sociale du Luxembourg si vous êtes étudiant hors UE ;
à d’autres administrations publiques situées à l’étranger, dans la mesure où cette communication est nécessaire pour se conformer aux obligations légales de l’Université ou dans le cadre de votre candidature ;
aux établissements d’enseignement supérieur et/ou aux associations professionnelles situés au Luxembourg, dans l’Union européenne ou au-delà qui coopèrent avec l’Université dans la mise en œuvre d’un programme d’études, dans la mesure où cela est prévu dans l’accord de coopération respectif et dans la mesure nécessaire aux fins de la mise en œuvre d’un tel programme d’études ;
aux établissements qui ont délivré des certificats et/ou diplômes que vous présentez dans le cadre de votre demande afin de vérifier l’authenticité de ces documents ;
au Fonds National de la Recherche (ci-après « FNR ») en cas de participation à un Projet financé par le FNR au titre du cadre qualité de la formation doctorale ;
à la Bibliothèque universitaire (ci-après la « BUL »), à la Bibliothèque nationale du Luxembourg et aux bibliothèques membres du réseau Bibnet.lu afin de vous donner accès aux ressources de la BUL. La BUL est membre du réseau des bibliothèques Bibnet.lu ;
aux bénéficiaires concernés par votre mobilité étudiante si vous vous inscrivez à la mobilité étudiante. Les informations seront fournies ultérieurement dans les dans les notices d’information relatives à la mobilité ;
à l’organisateur d’une activité (nom, prénom, email, statut) si vous vous inscrivez à l’une des activités proposées par le Bureau de la Vie Étudiante. Vous devrez vous inscrire auprès d’Affluences afin de participer à ces activités ;
aux services d’urgence (par exemple la police, les pompiers, les services d’ambulance…) en situation d’urgence ou d’urgence ;
aux fournisseurs informatiques essentiels et aux fournisseurs de services cloud (par exemple Microsoft) agissant sous contrat avec l’Université, y compris la Fondation Restena qui est en charge de la gestion des journaux de sécurité ;
à des entreprises et/ou des organisations et/ou des institutions (par exemple, des ministères, des hôpitaux/cabinets médicaux, etc.) qui offrent des possibilités de stage et/ou de bourses aux étudiants. L’Université ne partagera que vos données d’identification personnelles, vos données électroniques, vos informations sur votre éducation, vos informations d’immigration et vos coordonnées en cas d’urgence ;
à la plateforme Magic Moving Pixel utilisée pour la gestion des stages dans le cadre des programmes d’études en médecine et en soins infirmiers ;
aux associations étudiantes si vous souhaitez vous inscrire dans l’une de ces associations dans le cadre de votre vie étudiante :
à QS Unisolution (MoveOn) à des fins de gestion de la mobilité internationale. Pour plus d’informations sur cette plateforme, veuillez consulter leur site Web à l’adresse suivante : https://www.qs-unisolution.com/ ;
à Streff Luxembourg, dont le siège social est situé 138 Route d’Arlon, 8008 Strassen, Luxembourg, pour l’archivage des dossiers physiques des étudiants. Streff Luxembourg agit en tant que sous-traitant et est lié contractuellement avec l’Université, y compris les exigences du RGPD en matière de protection des données.
à International SOS, dont le siège social est situé Esplanade 1, 1020, Bruxelles, Belgique, pour des conseils et une assistance internationaux dans le monde entier. International SOS agit en tant que sous-traitant si vous souhaitez faire appel à leurs services lors de vos voyages à l’étranger.
à Cisco Systems Inc., dont le siège social est situé au 9-11 New Square Park Bedfont Lakes, Feltham, Royaume-Uni, dans le but de fournir des cours en ligne. Cisco Systems agit en tant que sous-traitant et l’Université a conclu un accord avec Cisco afin de disposer d’une solution de vidéoconférence. Pour plus d’informations sur les systèmes CISCO, veuillez vous référer à leur politique de confidentialité : Fiche technique de confidentialité de Cisco Webex Meetings .

Lorsque des renseignements sont partagés avec des tiers, l’Université s’efforcera de partager le minimum nécessaire. Par exemple, nous pouvons, dans des cas appropriés, ne partager que votre numéro d’étudiant et non votre nom (c’est ce qu’on appelle la pseudonymisation).

Tous les prestataires de services tiers qui traitent des données en notre nom sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données conformément à nos politiques. Nous ne leur permettons pas d’utiliser vos données à leurs propres fins. Nous ne leur permettons de traiter vos données qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Vos Données Personnelles sont principalement traitées au sein de l’Union Européenne pour les différentes finalités énumérées à la section 2. Pour la mobilité internationale, des informations appropriées sur le transfert seront fournies dans le formulaire dédié. Il peut arriver que nous transférions vos données en dehors de l’Espace économique européen, par exemple, si nous communiquons avec vous par l’intermédiaire d’un fournisseur de services basé sur le cloud qui opère en dehors de l’Espace économique européen. En règle générale, c’est-à-dire lorsque l’Université transfère vos données personnelles à un tiers situé dans un pays qui ne dispose pas d’une protection adéquate de la vie privée, l’Université mettra en place un contrat avec le tiers qui inclut les conditions contractuelles standard de transfert de données internationales approuvées par la Commission européenne.

Par exemple, pour l’utilisation de Microsoft et de CISCO, des mesures de protection appropriées ont été mises en place par l’Université, y compris la conclusion d’autres accords. Pour plus d’informations sur les mesures mises en place, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Qui sommes-nous ? » ci-dessus.

L’Université ne conservera vos données personnelles qu’aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de les atteindre aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies. Vos données personnelles seront conservées conformément à la procédure de conservation des données de l’Université. Les durées de conservation que nous avons définies dépendent des finalités de nos activités de traitement. Après votre départ de l’Université, certaines parties de vos données personnelles peuvent être conservées à des fins d’archivage (par exemple, pour confirmer votre diplôme et votre période d’études).

Selon le RGPD, vous bénéficiez notamment des droits suivants : droit d’être informé, droit d’accès à vos données personnelles, droit de rectification, droit à l’effacement, droit de limiter le périmètre du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation.

Droit d’être informé :vous avez le droit de savoir comment vos données personnelles sont collectées et utilisées.
Vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier si elles sont traitées légalement.
Droit de rectification : vous avez le droit de demander à l’Université de rectifier toute donnée personnelle inexacte que nous détenons à votre sujet.
Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir de notre part l’effacement des données à caractère personnel vous concernant dans les meilleurs délais. Ce droit ne s’appliquera que si, par exemple, vous estimez qu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter et que vos données personnelles ne nous sont pas nécessaires ; ou lorsque vous retirez votre consentement si nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement ; ou lorsque vous vous opposez à la manière dont nous traitons vos données (conformément au droit d’opposition mentionné ci-dessous). Notez toutefois que nous ne serons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.
Droit de limiter le traitement : vous avez le droit de suspendre le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement).
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer pour des motifs liés à votre situation, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD.
Droit à la portabilité des données : dans les cas où le traitement est basé sur votre consentement et est effectué par des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir vos données personnelles et de demander la transmission de vos données à une autre partie. Droit de retirer votre consentement : dans les cas où vous avez consenti au traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le service concerné.

L’Université fournit de plus amples informations sur la page de son site Web à la section Exercice des droits.

En pratique, vous pouvez exercer vos droits en créant un ticket sur le guichet étudiants Droits de la personne concernée – Portail de services étudiants

Pour toute autre question, vous pouvez contacter le Bureau de la protection des données en envoyant un e-mail à dpo@uni.lu.

Toute demande doit être traitée par l’Université dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, au plus tard un (1) mois après sa réception, au moins afin de vous informer de l’état de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires pour les dossiers complexes ou en raison d’un volume élevé de demandes. Veuillez noter que nous pouvons conserver un enregistrement de vos communications pour nous aider à résoudre les problèmes que vous soulevez.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit, sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

Au Luxembourg, l’autorité compétente est la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).

Contact de la CNPD :

Commission Nationale pour la Protection des Données

15, boulevard du Jazz
Service des réclamations
L-4370Esch-sur-Alzette

Tel. : (+352) 26 10 60 -1
Fax : (+352) 26 10 60 -29

Vous pouvez également utiliser leur formulaire de contact, à l’adresse suivante :

CNPD – formulaire de
contact

Modifications de la présente notice

Toute modification que nous apporterons à cette notice à l’avenir sera affichée sur le site Web de l’Université et, le cas échéant, vous sera notifiée par courriel.

Dernière mise à jour : le 18 Novembre 2024.