Notice d’information relative à la gestion des événements

Introduction

Conformément aux exigences de transparence prévues aux articles 12, 13 et 14 du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), la présente Notice d’information (ci-après « la Notice ») explique comment l’Université du Luxembourg (ci-après « nous ») collecte, traite et protège les données à caractère personnel en tant que responsable de traitement des données concernant les conférenciers invités et les participants (ci-après « vous ») aux événements que nous organisons. Les participants peuvent être notre personnel et nos étudiants, des VIP ainsi que le grand public.

Pour plus de détails sur le traitement de vos données à caractère personnel, lorsque vous participez à des événements virtuels que nous organisons via Webex et que l’événement est enregistré, veuillez prendre connaissance de Notice d’information dédiée consultable via le lien suivant : Enregistrement d’événements virtuels – Université du Luxembourg I Uni.lu.

Qui sommes nous?

L’Université du Luxembourg est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur.

L’Université du Luxembourg a son adresse officielle à l’adresse suivante :

Maison du Savoir
2, place de l’Université
L- 4365 Esch-Belval
Tél.: (+352) 46 66 44 1
L’Université du Luxembourg a son adresse officielle à l’adresse suivante : https://www.uni.lu/

L’Université a nommé un chargée de la protection des données joignable pendant les heures de travail.

De plus amples informations sont fournies sur :

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel afin d’organiser, de gérer et de promouvoir les événements que nous organisons et auxquels vous participez. Nous collectons vos données à caractère personnel directement auprès de vous. En particulier, en fonction de notre relation avec vous, nous traiterons les données à caractère personnel suivantes pour les finalités et sur les bases juridiques décrites ci-dessous :

a. Lorsque vous êtes un conférencier invité à nos événements
b. Lorsque vous participez à nos événements

a. Lorsque vous êtes un conférencier invité à nos événements

Finalité du traitement

Organisation d’événements (y compris l’inscription à nos événements en tant qu’intervenant, la création d’un badge d’intervenant si nécessaire, l’organisation et la facilitation de votre venue et de l’accès, la communication des mises à jour et des modifications éventuelles concernant nos événements).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification et de contact (nom et prénom, adresse e-mail et postale, numéro de téléphone).

Données professionnelles (organisation, fonction/titre).

Données relatives aux restrictions alimentaires et/ou de mobilité (handicaps, consommation de certaines catégories de produits diététiques et autres informations connexes que vous pouvez fournir).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime (lorsqu’il n’y a pas de contrat en place).

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f), RGPD) consistant à assurer l’organisation de l’événement ainsi que votre venue et votre participation en tant que conférencier invité.

Exécution d’un contrat (lorsqu’il existe un contrat).

Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat avec le conférencier invité (art. 6, paragraphe 1(b) du RGPD).

Pour la catégorie particulière de données à caractère personnel traitées

Consentement explicite

Les restrictions alimentaires et de mobilité peuvent révéler une catégorie particulière de données vous concernant. Nous ne collectons et traitons ces données que si vous donnez votre consentement explicite (art. 9, paragraphe 2 (a) du RGPD).

Finalité du traitement

L’information et la promotion de nos événements (y compris la couverture de nos événements par le biais de photos/vidéos, la diffusion de photos/vidéos prises notamment par le biais de communiqués de presse et de publications sur notre site Web et nos comptes de réseaux sociaux, la publication d’informations concernant le parcours académique/professionnel des conférenciers invités et leur participation à nos événements).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification (nom et prénom).

Parcours académique et professionnel (études, expertise, organisation, fonction/titre).

Photos et vidéos (matériel visuel et promotionnel, image prise ou enregistrée lors de nos événements).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f), RGPD) consistant à informer et à promouvoir nos événements auprès du public afin d’assurer la transparence en tant qu’organisation publique et d’attirer l’intérêt de la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche, ainsi qu’à informer sur l’identité des conférenciers invités à nos événements.

Consentement

Votre consentement sera demandé pour la prise et la diffusion de votre image sur des photos et des vidéos (art. 6, paragraphe 1 (a), RGPD).

Finalité du traitement

Remboursement des frais engagés par les conférenciers invités à nos événements (y compris le remboursement des frais de déplacement, d’hébergement et de repas engagés par les conférenciers invités).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification (nom et prénom, adresse e-mail, adresse postale).

Coordonnées bancaires (IBAN, BIC, nom de la banque, titulaire du compte bancaire).

Données relatives aux dépenses survenues dans le cadre de notre événement (montant, type et date de la dépense, reçus et preuves de paiement).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Exécution d’un contrat (lorsqu’il existe un contrat).

Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat avec le conférencier invité, conclu à la suite de l’acceptation de notre invitation à participer à l’évènement par le conférencier selon les termes proposés (art. 6, paragraphe 1 (b), RGPD).

Finalité du traitement

Communication sur d’autres événements que nous organisons (y compris l’envoi d’informations et/ou d’invitations pour nos futurs événements susceptibles de vous intéresser).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données d’identification à caractère personnel (nom et prénom, adresse e-mail).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

TLe traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f) du RGPD) consistant à informer et à promouvoir les futurs événements que nous organisons.

b. Lorsque vous participez à nos événements

Finalité du traitement

Organisation d’événements (y compris l’inscription à nos événements, la création d’un badge si nécessaire, l’organisation et la facilitation du lieu et de l’accès, la communication des mises à jour et des modifications éventuelles concernant nos événements).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification et de contact (nom et prénom, adresse e-mail).

Données professionnelles (organisation, fonction/titre).

Données relatives aux restrictions alimentaires et/ou de mobilité (handicap, consommation de certaines catégories de produits diététiques et autres informations connexes que vous pouvez fournir).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f) du RGPD) consistant à assurer l’organisation de nos événements ainsi que la venue des participants.

Pour la catégorie particulière de données à caractère personnel traitées

Consentement explicite

Les restrictions alimentaires et de mobilité peuvent révéler une catégorie particulière de données vous concernant. Nous ne collectons et traitons ces données que si vous donnez votre consentement explicite (art. 9, paragraphe 2 (a) du RGPD).

Finalité du traitement

Informations sur nos événements et promotion de ceux-ci (y compris la couverture de nos événements par le biais de photos/vidéos, la diffusion de photos/vidéos prises notamment par le biais de communiqués de presse et de publications sur notre site Web et nos comptes de réseaux sociaux).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Photos et/ou vidéos (matériel visuel et promotionnel, image prise ou enregistrée lors de nos événements).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

En fonction des circonstances dans lesquelles les photos/vidéos sont prises, la base juridique de cette activité de traitement est l’intérêt légitime que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f), RGPD) consistant à informer et à promouvoir nos événements auprès du public afin d’assurer la transparence en tant qu’organisation publique et d’attirer l’intérêt de la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Consentement

Dans d’autres cas, le consentement sera demandé pour la prise et la publication de photos/vidéos (art. 6, paragraphe 1 (a), RGPD).

Finalité du traitement

Réaliser des enquêtes de satisfaction (envoyer des enquêtes de satisfaction liées à nos événements aux participants).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification (nom et prénom, adresse e-mail).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1 (f), RGPD) consistant à recevoir des commentaires des participants à nos événements afin d’améliorer leur qualité.

Finalité du traitement

Communication sur d’autres événements que nous organisons (y compris l’envoi d’informations et/ou d’invitations pour nos futurs événements susceptibles de vous intéresser).
Catégories de données à caractère personnel traitées

Données à caractère personnel d’identification (nom et prénom, adresse e-mail).
Base juridique du traitement

Pour l’ensemble des données à caractère personnel traitées

Intérêt légitime

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (art. 6, paragraphe 1, (f) du RGPD) consistant à informer et à promouvoir les futurs événements que nous organisons.

FAQ

Vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de votre inscription et de votre participation à nos événements sont partagées avec les destinataires suivants :

Les employés de l’Université du Luxembourg en charge de l’organisation de l’événement, notamment notre département Communication et notre Bureau de la Santé, de la Sécurité et de la Sûreté ;
Notre département Finance et Comptabilité, afin de pouvoir rembourser vos dépenses en tant que conférencier invité à nos événements. Dans ce cas, seuls votre nom, vos coordonnées bancaires et les dépenses effectuées seront traités par notre service Finance et Comptabilité. Ces données seront transmises à notre banque afin de procéder au paiement ;
Nos fournisseurs de services informatiques essentiels, y compris les fournisseurs de cloud (par exemple, Microsoft), conformément au contrat que nous avons conclu avec nos fournisseurs ;
Plateforme en ligne utilisée pour l’inscription à nos événements (par exemple, Eventbrite, Weezevent, Qualtrics, etc.) ;
Les services d’urgence (par exemple, la police, les pompiers, l’hôpital, …) en cas d’urgence lors de nos événements ;
Des prestataires de services tiers à qui nous sous-traitons certains services d’assistance pour nos événements (par exemple, traduction/photocopie/impression du matériel promotionnel, hébergement et restauration, tournage de l’événement) ;
Certains professionnels réglementés, tels que les avocats ou les auditeurs, uniquement sur demande et dans la mesure requise et permise par la loi.

Veuillez noter que nous publions des photos et/ou des vidéos prises lors de nos événements sur différents canaux de diffusion, tels que notre site Web et nos comptes de réseaux sociaux, des communiqués de presse, des journaux et magazines, etc.

Lorsque nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers, nous veillons à ne partager que le minimum nécessaire. Tous nos prestataires de services tiers traitant vos données à caractère personnell pour notre compte sont tenus de prendre toutes les mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Ils ne sont autorisés à utiliser vos données à caractère personnel que conformément à nos instructions et non à leurs propres fins.

Vos données à caractère personnel sont en principe traitées au sein de l’Union européenne. Ce n’est que si nous faisons appel à un prestataire de services situé en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EAA) dans le cadre de nos événements (par exemple, plateforme d’inscription à nos événements, fournisseur de cloud) que vos données à caractère personnel seront transférées en dehors de l’UE/EEE. Un tel transfert de vos données à caractère personnel vers des pays tiers n’aura lieu que conformément aux exigences du RGPD, en utilisant les mécanismes suivants :

le transfert vers un pays tiers considéré comme offrant une protection adéquate, selon une décision émise par la Commission européenne ; ou
signature de clauses contractuelles types pour les sous-traitants établis dans des pays tiers.

La durée de conservation des données à caractère personnel que vous fournissez dans le cadre de nos événements dépend du type d’événement. En particulier:

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre d’événements internes sont conservées pendant une durée de 1 an à compter de la réalisation de l’événement ;
Les données à caractère personnel collectées dans le cadre d’événements extérieurs sont conservées pendant une durée de 2 ans à compter de la réalisation de l’événement.

Pour les événements exceptionnels (par exemple, les images d’inauguration, la cérémonie d’anniversaire, etc.), nous conserverons les images plus longtemps à des fins d’archivage.

Veuillez noter que si vous êtes conférencier invité à nos événements, les données relatives à vos dépenses sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la fin de l’exercice fiscale au cours duquel elles sont survenues, afin d’assurer le respect des obligations comptables auxquelles nous sommes soumis.

Conformément au RGPD, vous bénéficiez notamment des droits suivants : droit d’information, droit d’accès à vos données à caractère personnel, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation.

L’Université fournit de plus amples informations sur la page de son site Web : Vos droits.

En pratique, vous pouvez exercer vos droits en contactant notre DPO :

En adressant une demande par courrier à :

Université du Luxembourg
À l’attention de: DPO – Exercice des droits de personnes concernées
Maison du Savoir
2, place de l’Université
L-4365 Esch-Belval

En adressant une demande par email au DPO, à l’adresse dpo@uni.lu

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins enfreint le RGPD, vous aurez le droit – sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire – d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

Au Luxembourg, l’autorité compétente est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).

Coordonnées de la CNPD :

Commission Nationale pour la Protection des Données
1, boulevard du Jazz
Service des réclamations
L-4370 Belvaux

Tel. : (+352) 26 10 60 -1
Fax : (+352) 26 10 60 -29

Ou via le formulaire électronique (accessible sur le site de la CNPD) :

Commission Nationale pour la Protection des Données – Formulaire de Réclamation

Sécurité de vos données à caractère personnel

L’Université du Luxembourg protégera vos données à caractère personnel en utilisant des mesures techniques et organisationnelles appropriées et prendra toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour s’assurer que vos données à caractère personnel sont traitées en toute sécurité afin d’éviter l’accès non autorisé, l’altération ou la perte de vos données.

Droit applicable – Jurisdiction compétente

La présente Notice est régie et interprétée conformément au droit luxembourgeois.

Tout litige relatif à l’existence, à l’interprétation ou à l’exécution de la présente Notice qui ne peut être réglé à l’amiable, relèvera de la compétence des Tribunaux de Luxembourg-Ville, sans préjudice des droits de la personne concernée de saisir le tribunal de son domicile ainsi que de son droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.

Dernière mise à jour de la présente Notice : 25 septembre 2023.