Vos données à caractère personnel sont collectées dans le cadre de notre gestion de la relation avec les donateurs actuels et potentiels :

5.1. Destinataires internes
a) Le Bureau central de collecte de fonds de l’Université (Fundraising) ;
b) Tout autre département de l’Université sur la base du principe du « besoin d’en connaître », par exemple le service comptable ou le service juridique ;
c) Tout autre département des facultés ou des centres de recherche interdisciplinaire de l’Université qui est en contact avec les donateurs ou les donateurs potentiels de l’Université.
La communication interne du bureau de collecte de fonds envers les autres entités ou départements de l’Université est limitée au strict nécessaire.

5.2. Destinataires externes
a) La société SFDC Ireland Limited, dont le siège social est situé au 1 Central Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande, qui fournit la plateforme de gestion de la relation appelée Salesforce en tant que sous-traitant au sens du RGPD.

L’Université et SFDC Ireland ont conclu un accord de traitement des données, car SFDC traite les données à caractère personnel pour le compte de l’Université en tant que sous-traitant.

Plus généralement, tous les prestataires de services tiers qui traitent des données pour notre compte sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données conformément à nos politiques. Nous ne leur permettons pas d’utiliser vos données à leurs propres fins. Nous ne leur permettons de traiter vos données qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées au sein de l’Union Européenne pour les différentes finalités énumérées à la section 2. Dans certaines situations, nous transférons vos données en dehors de l’Espace économique européen, car notre Prestataire de services de Salesforce (tel que mentionné à la section 5.2) fait appel à des sous-traitants ou opère au sein d’entités du groupe situées en dehors de l’Union européenne. Des garanties appropriées ont été mises en place par l’Université, y compris la conclusion d’accords annexant les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour de tels transferts, et le prestataire de services a mis en œuvre des règles d’entreprise contraignantes au niveau du groupe. Pour plus d’informations sur les mesures mises en place, veuillez contacter le Data Protection Office.

L’Université ne conservera vos données à caractère personnel qu’aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de les atteindre aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies. Les durées de conservation que nous avons définies dépendent des finalités de nos activités de traitement.

En particulier, les données à caractère personnel des donateurs de l’Université en relation avec leurs conventions de dons seront conservées pendant dix (10) ans à compter de la date effective du don ou toute autre période plus longue requise par la loi.

Les données à caractère personnel des donateurs collectées pour assurer une gestion continue (newsletters, rapports annuels, etc.) seront stockées tant que vous ne vous opposerez pas au traitement.

La durée de conservation en relation avec les événements est détaillée dans notre notice dédiée à la sur le site web de l’Université et disponible sur Notice d’information relative à la gestion des événements.

Les données à caractère personnel des futurs donateurs potentiels seront conservées tant que vous ne vous opposerez pas au traitement.

Selon le RGPD, vous bénéficiez notamment des droits suivants : droit d’être informé, droit d’accès à vos données à caractère personnel, droit de rectification, droit à l’effacement, droit de limiter le périmètre du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation.

• Droit d’être informé : vous avez le droit de savoir comment vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées.
• Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de vérifier si elles sont traitées légalement.
• Droit de rectification : vous avez le droit de demander à l’Université de rectifier toute donnée personnelle inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir de notre part l’effacement des données à caractère personnel vous concernant dans les meilleurs délais. Ce droit ne s’appliquera que si, par exemple, vous estimez qu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter et que vos données à caractère personnel ne nous sont pas nécessaires ; ou lorsque vous retirez votre consentement si nous utilisons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ; ou lorsque vous vous opposez à la manière dont nous traitons vos données (conformément au « Droit d’opposition » mentionné ci-dessous). Notez toutefois que nous ne serons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.
• Droit de limiter le traitement : vous avez le droit de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances (par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement).
• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer pour des motifs liés à votre situation, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD.
• Droit à la portabilité des données : dans les cas où le traitement est basé sur votre consentement et est effectué par des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel et de demander la transmission de vos données à une autre partie.
• Droit de retirer votre consentement : dans les cas où vous avez consenti au traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le service concerné.