Cette plateforme permet aux personnes qui obtiennent des informations dans le cadre de leurs activités professionnelles de signaler une violation du droit national ou du droit européen directement applicable par l’Université.

L’Université prend les affaires de signalement très au sérieux. Par conséquent, seuls des signalements graves peuvent être effectués. L’Université traitera les signalements comme des réclamations formelles.

Les affaires qui n’entrent pas dans ce cadre doivent être signalées par le biais d’autres canaux de l’Université. Une liste d’autres ressources proposées est incluse dans la politique de signalement de l’Université.

Tout faux signalement délibéré peut entraîner des mesures disciplinaires.

En cas de doute quant au canal à utiliser pour signaler une violation grave du droit national ou du droit européen d’application directe par l’Université, la personne peut utiliser la plateforme de signalement de l’Université, où son signalement sera évalué et, le cas échéant, renvoyé vers un autre canal de l’Université.

Toute personne qui obtient des informations concernant une violation du droit national ou du droit européen d’application directe par l’Université dans le cadre de ses activités professionnelles peut effectuer un signalement, y compris :

• Le personnel de l’Université, y compris les fonctionnaires ;
• Les membres du Conseil de gouvernance ;
• Les étudiants de l’Université ;
• Les volontaires et les stagiaires rémunérés ou non ;
• Les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs.

Les personnes dont la relation de travail avec l’Université est terminée ou n’a pas encore commencé peuvent également effectuer des signalements (pendant le processus de recrutement, par exemple).

Il convient d’effectuer les signalements sur le canal de signalment, une plateforme en ligne confidentielle et sécurisée, mise à disposition par la société EQS, où se trouvent également les consignes d’utilisation. Les signalements peuvent s’effectuer, au choix, dans une des quatre langues utilisées à l’Université (Français, anglais, allemand ou luxembourgeois).

Les signalements doivent comprendre un maximum d’informations factuelles et de détails, pour permettre un suivi.

Une première évaluation des signalements reçus est assurée par la société KPMG qui assiste l’Université dans la gestion de la plateforme. KPMG peut demander des informations complémentaires dans le cadre de l’évaluation initiale.

S’il est estimé que le signalement entre dans le cadre de la politique, il est transmis au Recteur, qui décidera des mesures de suivi à lui donner en concertation avec un comité désigné par le Recteur. Ce comité informera le président du Conseil de gouvernance.

Pour le suivi, y compris les enquêtes, d’autres services de l’université et une assistance externe peuvent être impliqués, en fonction de la nature de l’affaire.

Il n’est pas possible d’effectuer un signalement anonyme, car cela pourrait entraver l’enquête et compromettre la protection de l’auteur en cas de représailles.

Les signalements doivent donc être effectués directement par les personnes souhaitant signaler un acte ou une omission illicite, et non par un intermédiaire.

L’auteur d’un signalement effectué par le biais de la plateforme en ligne sécurisée reçoit un accusé de réception dans un délai de sept jours. Il peut lui être demandé de fournir des informations supplémentaires avant d’aller plus loin.

L’auteur du signalement recevra un retour d’informations et, le cas échéant, sera informé des mesures prises dans un délai de trois mois suivant l’accusé de réception initial.

Toute forme de représailles à l’égard des personnes soulevant des préoccupations dans le cadre de la présente politique est interdite. Une liste non exhaustive des mesures de représailles interdites se trouve en annexe de la politique de signalements. Le cas échéant, d’autres mesures de protection, comme l’adaptation temporaire des conditions de travail, peuvent être prises.

Tous les signalements, y compris l’identité des auteurs et des personnes visées, seront traités en toute confidentialité.

Ces mesures de protection s’appliquent également aux :

• facilitateurs, à savoir les personnes qui aident un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel ;
• tiers qui sont en lien avec l’auteur de signalement et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ;
• entités juridiques appartenant à l’auteur de signalement ou pour lesquelles il travaille, ou encore avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.

Les auteurs qui effectuent sciemment un faux signalement ne bénéficieront pas d’une protection au titre de la présente politique et, le cas échéant, l’Université prendra les mesures disciplinaires qui s’imposent.

Les informations relatives aux personnes concernées par le rapport resteront confidentielles et ne seront pas divulguées à quiconque n’est pas impliqué dans l’examen de la question.

Si les personnes concernées par les rapports font partie de l’objet d’une enquête, elles auront la possibilité, à un stade approprié de l’enquête, de répondre aux allégations avant qu’une conclusion ne soit tirée.