L’Université du Luxembourg a mis en place la plateforme Webex afin de permettre la tenue et l’enregistrement d’événements ou réunions virtuels, ou d’événements à participation virtuelle (ci-après les « événements virtuels ») organisés par l’Université du Luxembourg en son sein ou entre l’Université et d’autres acteurs.

Le présent avis d’information explique comment l’Université traite les données à caractère personnel lorsque des événements virtuels sont enregistrés sur Webex.

Webex est une application basée sur le cloud que l’Université met à la disposition des utilisateurs afin de leur offrir plus de flexibilité et d’améliorer la communication et la collaboration à la fois au sein de l’Université et entre celle-ci et des parties externes. Une des fonctionnalités majeures de Webex comprend l’enregistrement d’événements virtuels qui sont hébergés sur Webex pour le compte de l’Université. L’Université reste responsable des enregistrements d’événements virtuels. L’accès à ces enregistrements est fourni par l’organisateur de l’événement aux membres du personnel de l’Université et aux partie externes, en conformité avec ses politiques internes et aux fins spécifiques suivantes :

• disposer d’un enregistrement de la réunion et d’une éventuelle transcription des interventions des organisateurs de l’événement et de ses participants si cela a été convenu ;
• enregistrer les webinaires ou d’autres réunions en ligne organisées à des fins de formation dans le contexte des activités d’apprentissage et de développement ; et/ou
• faciliter l’accès des participants, si cela a été convenu, par exemple si les participants ne peuvent assister à une réunion, sont en congé ou rencontrent des problèmes de connexion au cours d’événements virtuels.

Dans certains cas, les enregistrements ne peuvent être autorisés, à savoir lorsqu’il est question de sujets qui contiennent des informations sur le personnel et nécessitent une protection spéciale aux fins de protéger la vie privée.

La base juridique justifiant le traitement de vos données à caractère personnel peut être l’une des suivantes :

• le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’Université est partie ; et/ou
• le traitement répond à l’intérêt légitime de l’Université aux fins de la réalisation efficace d’événements virtuels.

Pour ce qui est de la base juridique du traitement des données à caractère personnel, il n’est par conséquent pas nécessaire d’obtenir le consentement des participants à un événement virtuel concernant l’enregistrement de cet événement.

Les organisateurs d’événements sont généralement responsables des décisions prises sur les questions suivantes :

• la nécessité de tenir un événement virtuel, son thème, son programme et la liste des participants ;
• la nécessité d’enregistrer un événement virtuel ;
• la détermination de la finalité de l’enregistrement de l’événement virtuel ;
• l’application et le suivi des règles internes de conservation de l’Université à l’égard des enregistrements effectués à titre officiel ;
• le travail ultérieur d’identification, de classement et d’étiquetage des données à caractère personnel traitées pendant l’enregistrement aux fins de gestion et de conservation de telles données et pour en assurer la conformité.

La mise en place de la réunion peut être effectuée par d’autres membres du personnel de l’Université exerçant leurs compétences administratives spécifiques pour le compte de l’organisateur de l’événement.

Pour toute question ou demande relative au traitement de vos données à caractère personnel enregistrées au cours d’un événement virtuel, veuillez contacter l’organisateur de l’événement.

Consultez la fiche de confidentialité de Webex pour de plus amples informations sur les données que Webex collecte auprès de vous et la façon dont cette plateforme les utilise.

• Fiche de confidentialité de Webex

Lorsqu’un événement est enregistré au moyen de Webex, les données à caractère personnel suivantes peuvent faire l’objet d’un traitement :

• Informations relatives au participant : nom, prénom, numéro de téléphone, photo de profil, affiliation, unité organisationnelle de l’Université, adresse e-mail.
• Métadonnées de la réunion : thème, description, adresses IP des participants, informations sur l’appareil/le matériel.
• Si l’événement a été enregistré : voix et vidéo du participant, fichier de la vidéo intégrale, enregistrements audio et de présentation, fichiers d’enregistrement audio, fichier texte du chat de la réunion, transcription audio.
• Si le participant s’est joint à l’événement via un numéro d’appel téléphonique : informations sur le numéro de téléphone entrant et sortant, heure de début et de fin.

Les participants à un événement virtuel sont informés en toute transparence, au préalable, que le contenu de l’événement virtuel en question sera enregistré, de préférence lorsqu’ils en reçoivent l’invitation ; ce renseignement figure sur la fiche d’informations de l’événement ou dans un e-mail contenant un lien pour l’inscription. De plus, en particulier dans les cas où il n’est pas possible d’envoyer un avis préalable, les participants à l’événement sont informés verbalement, au début de celui-ci, de l’enregistrement prévu.

L’Université conservera l’enregistrement de l’événement virtuel pendant la période de conservation spécifiée par l’organisateur de l’événement. Ces enregistrements ne seront conservés que pendant le temps nécessaire à la réalisation de la/des finalité(s) spécifiée(s).

Si l’événement virtuel est enregistré dans le but d’en fixer une trace précise, il peut être conservé comme document officiel de l’Université. Dans ce cas, il est conservé en conformité avec le(s) calendrier(s) de conservation de l’Université.

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles, administratives, physiques et techniques appropriées pour assurer la sécurité des données à caractère personnel contre les risques d’accès non autorisé ou accidentel, de dommages, de perte, de divulgation ou autres risques que présente le traitement de données.

L’enregistrement est classé et traité en conformité avec les politiques de confidentialité, de sécurité des informations et du personnel. Avant de sauvegarder le fichier d’enregistrement, l’organisateur de l’événement s’assure que l’accès aux informations est dûment protégé selon leur rang de classement.

Les enregistrements d’événements virtuels sont partagés uniquement avec les participants à l’événement en question et le personnel universitaire autorisé qui a été spécifié par l’organisateur de l’événement selon le rang de classement de l’enregistrement.

Les participants universitaires à l’événement virtuel peuvent accéder aux enregistrement d’événements virtuels sur Webex via l’onglet Détails de la réunion/l’événement. Les participants externes à l’événement virtuel peuvent visualiser les enregistrements d’événements virtuels dès que l’organisateur de l’événement en ouvre l’accès sur un espace de stockage réservé au partage externe, en conformité avec la politique standard de sécurité de l’Université.

Les enregistrements d’événements virtuels sur Webex ne sont pas partagés avec des tiers, sauf si l’Université estime que le tiers a mis en place une protection adéquate pour les données à caractère personnel traitées en rapport avec l’enregistrement.

Les partenaires à des événements virtuels peuvent toujours demander d’accéder aux enregistrements d’événements virtuels et même demander des informations sur la façon de demander l’accès à leur données à caractère personnel ainsi qu’en demander la vérification, la rectification et/ou l’effacement, pour autant que ces actions n’entravent pas les finalités spécifiées pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées. Pour l’une ou l’autre de ces demandes, veuillez contacter l’organisateur de l’événement.